Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Рапорт или служебная записка что правильно

Рапорт или служебная записка что правильно

Рапорт или служебная записка что правильно

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?


ДоронинаЛ.А.,к.э.н.,доцент кафедры документоведения идокументационного обеспечения управленияГосударственного университета управления Основной объемдокументов, обеспечивающих информационныйобмен между организациями и структурнымиподразделениями, составляют: справки,докладные и объяснительные записки,сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы.Информация, содержащаяся в этихдокументах, может побуждать к действиюили может быть лишь принята к сведению.Рассмотрим различия в составлениии оформлении докладныхзаписок,служебныхзаписоки справок. Докладныеи служебныезаписки —это, как правило, внутренние документыорганизации. Они носят вспомогательныйхарактер по отношениюк организационно-распорядительнымдокументам.

В Кратком словаре видови разновидностей документов,разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД,ЦГАДА в 1974 году, даны определенияэтих документов, из которых следуютнекоторые различия в их назначении:

  1. Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
  2. Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу. Докладная Служебная Объяснительная Цель записки Донести информацию о конкретной ситуации, факте или выполненной работе. Представить выводы и предложения составителя Оперативно решить какие-либо вопросы, требующие именно письменного изложения Получить ответ на запрос, уточнить поручение или предложить что-либо Объяснить совершение какого-либо поступка, ситуации или факта, случившегося внутри компании Кому адресована Вышестоящему лицу в компании (руководитель отдела — начальнику компании, сотрудник — руководителю) Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки (руководитель — руководителю, работник другому работнику).

Адресат и составитель не подчиняются друг другу.

Руководству, вышестоящему лицу Что в содержании 1 часть — причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть — информирование, анализ ситуации 3 часть — выводы, предложения, просьбы Описываются причины и мотивы написания записки и их объяснение. Не содержит выводов и просьб Примеры Предложение о выделении премии, повышении сотрудника и пр. Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе и пр.

Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и пр.

Что еще почитать: Документооборот. Базовые правила Как посчитать, сколько кофе будет пить офис Выбираем принтер для офиса: МФУ, струйный или лазерный Как различать бумагу?

80 г — что такое? Разбираем плотность бумаги для принтера Количество показов: 609 Теги Диспенсер для бумажных полотенец Документы как выбрать товар Новый год Интернет-магазин

Помощь покупателю

О компании

Свяжитесь с нами Услуги

Если вы нашли ошибку на сайте, пожалуйста, выделите её, нажмите Ctrl+Enter и сообщите нам об этом. Последнее обновление: 22.03.2020, 10:08:55

В чем разница?» height=»35″>

© 2000-2020 Группа компаний «Офисная Служба» Адресhttp://3259404.ru/order/index/compliment Ошибка Комментарий E-mail Запрос на КП Ваше имя * Ваш телефон * Ваш e-mail * Наименовиние компании * ИНН компании * Дополнительная информация Нажимая кнопку «Отправить заявку»‎ я даю согласие на обработку своих персональных данных Заказать звонок Ваше имя * Ваш телефон * Дополнительная информация Нажимая кнопку «Заказать звонок»‎ я даю согласие на обработку своих персональных данных

Как пишется служебная записка?

Анонимный вопрос · 25 февраля 20181,8 KИнтересноВы знаете ответ на этот вопрос?Поделитесь своим опытом и знаниями1 ответ · 992Маркетолог, преподаватель, а также молодая мама.

· ПодписатьсяСлужебная записка –это внутренний документ в организации, который позволяет быстро и качественно решать текущие задачи.

Обще требования к содержанию такого рода документа: — обязательно указывайте кому предназначается служебная записка, не забудьте про должность человека. Все эти данные нужно указать в правом верхнем углу. — Ниже указываете наименование документа и. Читать далееХороший ответ1 · 667Написать комментарий.РекламаЧитайте также · 1,7 KАвтор учебников по русскому языку и литературе, доктор наук, создатель.
Читать далееХороший ответ1 · 667Написать комментарий.РекламаЧитайте также · 1,7 KАвтор учебников по русскому языку и литературе, доктор наук, создатель. · Если у вас нет так называемой «врождённой грамотности», научиться грамотно писать можно только осознанно.

Для этого нужно параллельно развивать у себя четыре умения. Если мы говорим об орфографии, то это умения 1) видеть (находить) в словах орфограммы по определённым признакам (эти признаки нужно знать!); 2) выбирать правильное написание, применяя правило; 3) устно и графически объяснять написание; 4) находить и исправлять свои ошибки.

Если говорим о пунктуации, то умения такие: 1) видеть структуру предложения и пунктуационно-смысловые отрезки в нём; 2) выбирать знак препинания в соответствии с правилом; 3) объяснять свой выбор; 4) находить и исправлять свои ошибки.

Если проблемы с правописанием серьёзные, нужна помощь специалиста.

Могу порекомендовать свои пособия для школьников «Учусь писать без ошибок. Орфография»(части 1, 2) и «Учусь писать без ошибок.

Пунктуация». Можно позаниматься в онлайн-школе грамотности «Всё правильно».

Адрес сайта: 89 · Хороший ответ75 · 44,5 K · 4,1 KЮрист в сфере банкротства, основная специализация — оспаривание сделок и ответст. · Не понятно о каком именно заявлении Вы говорите.

В то же время мне неизвестно, чтобы форма какого-либо заявления требовала обязательного собственноручного написания. Юридическую силу при написании имеет только непосредственно личная подпись того кто заявление пишет.5 · Хороший ответ1 · 171 · 8,7 Kбывший военнослужащий по контракту в войсковой ПВО · Конечно нужны. Вы лезете по головам, участвуете в аппаратных интригах, копаете под коллег, целуете целую шеренгу задниц разного ранга не для того, чтобы потом ездить на подержанной Октавии.Чиновник это статус.

Через него проходят бюджеты. Народные деньги.Наши с вами.

Формально. А по факту его. Аппарат управления в большинстве стран, и развитых в том числе, существует ради того, чтобы важно ходить в дорогих костюмах и пердеть на фуршетах.

Но не для решения ваших задач.

Общество формально строится так, что кажется наоборот. Но любая карьера, это личность. И это эгоизм этой личности, для которой мотивация важнее цели, и тем более результата.Вы, работая в офисе, например, не рветесь заработать больше денег вашему боссу.

Отрабатывает свое и чао. Но при этом вы уверены, что заслуживаете большего, и хотели бы больше иметь. Имели бы вы ресурс, позволяющий бы вам зарабатывать в компании больше, чем ваша реальная польза в прибыли, вы бы не использовали его?4 · Хороший ответ · < 100 · 364http://nauchniestati.ru - полезный сайт по учебе для>

·>Написание работы состоит из нескольких основных этапов:1.

Выбор темы. 2. Подбор литературы по теме (около 10 шт.).

3. Написание плана. 4. Подведение итогов.5. Подготовка к дополнительным вопросам. Каждый этап более подробно расписано .Требования к оформлению доклада практически такие же, как и к оформлению реферата.

Существуют два известных ГОСТа, по которым оформляются рефераты, дипломные работы и курсовые. Это ГОСТы 7.32-2001, 7.9-95, и по ним можно смело оформлять доклад.

Размер шрифта может быть, не меньше 12, а лучше 14 кегль, но этот нюанс уточняется у преподавателя. Это же касается заголовков, основной части, списка литературы и т.

д. 5 · Хороший ответ2 · 506 · 16,5 KAequĭtas sequĭtur legem · В рапорте коротко, но четко изложите суть дела и причины, по которым то-то и то-то произошло. Если причины веские и начальник нормальный — всё будет хорошо.
3 · Хороший ответ1 · < 100>

Вывод

Написание докладной записки с формулировкой «довожу до вашего сведения» проводится чаще всего на крупных предприятиях.

В маленьких фирмах разногласия и существующие проблемы зачастую решаются один на один, без увеличения внутреннего документооборота.

Источник: https://StranaZakonov.com/dokumenty/uznaj-kakoj-obrazets-dovozhu-do-vashego-svedeniya

Как правильно составлять записки

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней.

Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Виды служебных записок

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата.

Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной». Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов.
Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов.

В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.

Классификация возможна по нескольким признакам:

  1. отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
  2. в служебках могут быть изложены различные факты, например, об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.
  3. инициативными — с предложениями работника;
  4. в зависимости от содержания:
    • информационными, доносящими определенные данные до начальства;
    • отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
    • инициативными — с предложениями работника;
  5. информационными, доносящими определенные данные до начальства;
  6. в зависимости от адресата служебная записка может быть внутренней (направляемой к руководству самой компании) и внешней (то есть адресатом является вышестоящая организация);

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит: • эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); • наименование организации; • код организации; • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); • справочные данные об организации; • место составления или издания документа. Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Рекомендуем прочесть:  Как добавить данные в базу рса

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет.

Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе.

Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств. Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п.

4.6 ГОСТ Р 6.30-2003. Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6). Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют.

Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.

Чем отличается рапорт от служебной записки

Устное или письменное донесение, официальный доклад о чем-н. высшей инстанции, начальству или сообщение в общественном порядке о выполнении поручения, взятых обязательств. Р. ударной бригады о перевыполнении плана.

[Первонач. — воен., теперь также о всяком сообщении, имеющем общественное значение].Публичное официальное сообщение в устной или письменной форме. Сделать з. З. премьера произвело большое впечатление в политических кругах.

|| Официальная бумага, излагающая какую-н. просьбу, какое-н. предложение (офиц.). Напишите з. о своей просьбе. Подайте з.

заведующему. Послать з. в райком.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде.

В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе.

Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя.

Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления.

Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству).

С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:

  1. информационные;
  2. на инициативные;
  3. отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  1. внутренние.
  2. на внешние;

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  1. адресата;
  2. место составления;
  3. подпись руководителя;
  4. текст;
  5. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  6. индекс;
  7. фамилию исполнителя, номер его телефона.
  8. наименование организации;
  9. заголовок к тексту;
  10. дату;

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул.

Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014.

Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  1. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
  2. регистрационный (исходящий номер);
  3. текст;
  4. дата;
  5. заголовок к тексту;
  6. адресат;
  7. отметка о наличии приложения (если есть);
  8. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  9. наименование структурного подразделения;

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И. Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А.

Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе. Оформление реквизитов докладной записки При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке.

Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации. В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа.

Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  1. во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  2. в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
  3. в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм.

Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне. Кстати Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса.

В ОКУД он не предусмотрен. Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях.

Стандартные цели этого документа включают:

  1. запрос информации;
  2. сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  3. выдачу инструкций;
  4. объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству.

Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5. Пример 5 Служебная записка Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 Начальнику отдела кадров И.И.

Сидорову В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации. Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»: 1.

Симакину И.П. 2. Иванову П.Н. Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания.

Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000

«Документация по оформлению дисциплинарных взысканий»

. Виды объяснительных записок и их особенности По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  1. составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
  2. на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу.

Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации.

Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Записка как доказательство Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре.

Он исключает подмену исходного документа. Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера.

Дата. Подпись. Оформление отдельных реквизитов докладной записки В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать: • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства. По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.

Документ, составленный не по форме, также может быть действительным. Пример 6 Объяснительная записка Считать причины неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ. Смолкин 17.04.2014 Директору ООО «СВ» А.В. Смолкину ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 14.04.2014 № 14 Об отсутствии на рабочем месте Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею. Бухгалтер Александрова И.И. Александрова РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю.

Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации.

Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации. ▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к.

регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом.

Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7 Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок Дата документа Регистрационный номер Вид документа, краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Куда передан Расписка в получении (подпись, дата) Отметка о направлении документа в дело 1 2 3 4 5 6 7 8 07.04.2014 03-10/14 Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. Начальник отдела кадров Инспектор отдела кадров Отдел кадров Смирнова В.А.

07.04.2014 В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 ▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации.

Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; ▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения.

Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

В инструкции следует зафиксировать: 1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается: • место регистрации; • время и порядок регистрации; • правило образования регистрационного номера; • форма, в которой производится регистрация; • перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения; • правила учета движения документов после регистрации; • принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение); 3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов). Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно.

Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками.

Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 26.09.2013).

Объяснительная записка

— короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта.

Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания.

Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».Кому пишется: руководителю.Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков.

В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.

  1. Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.

Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию. ФАЙЛЫ

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации.

Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством.

А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель. Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+