Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Оформление личных дел

Оформление личных дел

Порядок формирования личного дела работника после увольнения


Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем.

Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт. Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает.

Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения. Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Вы здесь Опубликовано 2012-10-16 22:45 пользователем Valeratal «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2011, N 11 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело.

Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Переходящее дело — это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т.

д.). В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.

Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в: — Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182); — Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения.

Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11

«Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558»

говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью.

На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим.

Заявитель (ОАО «ГМК «Норильский никель») требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения: — временного хранения (до 10 лет включительно); — долговременного срока хранения (свыше 10 лет); — постоянного срока хранения. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).

Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.

Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм, это около 250 — 300 листов.

Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. Особенности формирования личного дела сотрудника Словарь кадрового делопроизводства.

Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.). Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника. Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

(ред.

от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред.

от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.

Состав документов личного дела сотрудника Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу. Личное дело формируется в два этапа: — в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу; — в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности: — внутренняя опись документов дела; — копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные; — трудовой договор; — копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации. При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.). Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки.

Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы. Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.

Не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать. Примерный образец ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов личного дела Соколовой Ирины Николаевны ———————————- (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Количестволистов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возвратадокумента Подпись работникаслужбы кадров 1 2 3 4 5 6 7 1 Резюме/ автобиография/ заявление 1 2 Копия диплома об образовании 2 — 4 3 Трудовой договор .

5 4 Приказ о приеме на работу. Копия 6 5 Приказ о переводе на другую работу.

Копия 7 И т. д. Наименование должности лица, составившего опись ______________________________ (Подпись. Расшифровка подписи) Дата _____________________________ Отметка о заверении Верно (без двоеточия) Специалист отдела кадров ________________ И. И. Миронов подпись 01.10.2011 Печать На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке: — документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.

п.); — материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.). Включаются в личное дело также: — копии приказов о перемещении по должности; — копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.

п.). Включаются в личное дело также: — копии приказов о перемещении по должности; — копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность.

При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии. Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.

Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся: — учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС; — справки с места жительства; — справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения; — черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы); — личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения); — жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению; — материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации; — трудовые книжки. Все указанные документы формируются в отдельные дела. Оформление личного дела сотрудника В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников».

Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу». В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено.

Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения.

Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

На обложке дела указываются: — наименование организации; — наименование структурного подразделения; — индекс дела; — заголовок дела; — дата дела (тома, части); — количество листов в деле; — срок хранения дела; — архивный шифр дела. Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов. Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.

Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре. Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной — дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Количество листов в деле записывается на обложке под графой «Дата». Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив.

В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

(ред.

от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.

Примерный образец Общество с ограниченной ответственностью «Карусель» ————————————————— (наименование предприятия, организации, учреждения) ┌────────────┐ │ Ф.

N _____ │ │Оп. N _____ │ │ Д. N _____ │ │ │ └────────────┘ Отдел кадров ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 12-15 Попова Игоря Александровича ————————— (фамилия, имя, отчество) Дата начала: 12 января 2005 г. Дата окончания: 23 декабря 2010 г.

На 15 листах Хранить 75 л. ┌────────────┐ │ Ф. N _____ │ │Оп. N _____ │ │ Д. N _____ │ │ │ └────────────┘ Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации.

В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр.

То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).

Регистрация и хранение личных дел сотрудников Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами.

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций. Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке.

Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по личному составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений: — сотрудники прокуратуры РФ; — сотрудники МВД России; — государственные инспекторы Рострудинспекции; — представители Мосархива и др. государственных учреждений. Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела (например, ДТП), либо к факту установления личности работника организации.

В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется.

Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия. Примерный образец Журнал инвентарного учета личных дел Номер дела Фамилия и инициалы работника Дата постановкидела на учет Дата снятия дела с учета Роспись работника, ответственногоза ведение личных дел 12-01 Иванов И.

А. 12.01.2000 Сидорова Так как личное дело касается непосредственно работника, то каждый сотрудник организации имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом и потребовать внесения изменений или дополнений в анкетно-биографические и другие данные на основании подтверждающих документов. Библиографический список 1. Основные правила работы архивов организаций.

М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. 2. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». 3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 4. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Л. Доронина К. э. н., доцент кафедры «Документоведение и ДОУ» Государственного университета управления Подписано в печать 07.10.2011 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА.

В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям. Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя.

Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня.

По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями.

Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т.

д. Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Рассказываем, как бюджетная организация должна хранить личные дела сотрудников и когда их можно отправить в архив или утилизировать.

Рекомендуем прочесть:  Как заказать поэтажный план

28 января 2020 Коэффициент частоты производственного травматизма — это число, выражающее количество несчастных случаев на объекте на 1000 сотрудников в определенном промежутке времени. Расскажем, чем характеризуется такой показатель, а также приведем пример расчета коэффициента производственного травматизма. 30 июля 2018 Номенклатура дел кадровой службы — это сводный перечень всех дел, которые ведутся подразделением, с указанием их индивидуального шифра, наименования и срока хранения.

20 января 2020 Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников? Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности?

Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи. 28 января 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью.

Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  1. страницы паспортов;
  2. свидетельства о присвоении ИНН;
  3. свидетельства о браке и рождении детей;
  4. военные билеты.
  5. карточки СНИЛС;

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание. Материалы по теме

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов.

Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

  1. Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  2. Экземпляр ;
  3. Опись личного дела.
  4. Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  5. Ксерокопия ;
  6. Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  7. Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  8. Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  9. Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  10. Автобиография;
  11. Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  12. Ксерокопия трудовой книжки;
  13. Материалы об аттестации (если проводилась);
  14. Ксерокопия СНИЛС;

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

Как с вами можно связаться? Онлайн-сервис готовых правовых решений Еще нет аккаунта?

Попробовать бесплатно Клиентам ilex Войти в сервис Онлайн-сервис готовых правовых решений Для чтения этого материала вам следует перейти в свой платный аккаунт ilex Отмена Перейти © ООО «ЮрСпектр» 2016-2020 Все права защищены. Информационные и технологические составляющие эталонного банка данных правовой информации Республики Беларусь предоставлены Национальным центром правовой информации Республики Беларусь.

Спасибо, ваше письмо отправлено. Закрыть Извините, письмо не было отправлено.

Попробуйте снова. Закрыть

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.

Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

. Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже. Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу.

Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка.

Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника.

Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  1. собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  2. увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
  3. оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д. Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале.

Его форму можно разработать самостоятельно.

Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету.

Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40.

Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы.

Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word)

Резюме

Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника.

Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.

В каких случаях пишется и как она передается руководству организации.

Что такое EBITDA и , зная значение данного показателя. Как правильно сшивать документы и какие варианты существуют.

Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику: Поделиться:

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов.

Следует помнить, что многие кадровые документы хранятся длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не меньше этого срока.

Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1 (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»). Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы.

Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника.

Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.

Оформление и хранение

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров.

В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

  1. номер ЛД;
  2. название организации;
  3. Ф.И.О. работника;
  4. срок хранения.
  5. дата начала и окончания его ведения;
  6. структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
  7. количество листов (не больше 250);

На обложку папки приклеивается опись документов.

В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела.

Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных. Это же правило касается и следующих документов:

  1. аттестационных листов;
  2. документов о повышении квалификации;
  3. дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  4. справок об отсутствии судимости или её наличии;
  5. характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+