Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как в деопроизводстве ведется учет приказов по общим вопросам

Как в деопроизводстве ведется учет приказов по общим вопросам

Как в деопроизводстве ведется учет приказов по общим вопросам

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов. Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством. Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов. Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
  2. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  3. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  4. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  5. оплата труда, доплаты и премирование;

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  2. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  3. дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. назначения работников на руководящие посты;
  2. утверждения обновления штатного расписания;
  3. сокращение численности.
  4. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением. Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.
Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто.

Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ: К приказам по личному составу относятся: •приказ о приеме на работу; •расторжении трудового договора (увольнении); •предоставлении отпуска; •возложении обязанностей; •премировании; •переводе; •направлении в командировку и т.д.

  1. По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне, пользоваться ими не обязательно, но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие: •о приеме работника на работу – форма № Т-1; •приеме работников на работу – форма № Т-1а; •переводе работника на другую работу – форма № Т-5; •переводе работников на другую работу – форма № Т-5а; •предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1); •предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а; •прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8; •прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а; •направлении работника в командировку – форма № Т-9; •направлении работников в командировку – форма № Т-9а; •поощрении работника – форма № Т-11; •поощрении работников – форма № Т-11а.

  1. По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу!

И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД.

Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

Хранение и уничтожение документов

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации.

Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы. Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует.

Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка.

Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов.

Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  1. формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  2. составление приказов по личному составу;
  3. хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  4. при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.
  5. контроль за и соблюдением графика отпусков;
  6. заполнение трудовых книжек;

Журнал для регистрации издаваемых приказов

Поскольку порядок присвоения приказам номеров не регламентируется на законодательном уровне, кадровые работники должны вести спец. журналы регистрации издаваемых приказов. Процесс регистрации представляет собой перенесение реквизитов с приказа в журнал.

. “Отдел кадров“, 2008, N 3 Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях?

Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу? Ответ: Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 N 68.

В соответствии с п. 4.1. 3 приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, а приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), то есть простая порядковая нумерация (1, 2, 3, 4, 5…), а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1 л/с, и т.п.

Если организация большая и приказов по личному составу очень много, можно их нумеровать отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения.

Например, приказы о приеме можно обозначать 1п, 2п, 3п…; о переводе — 1пр, 2пр, 3пр…; об увольнении — 1у, 2у, 3у и т.д. В небольших организациях, где кадровых приказов немного, не требуется делить их по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения.

В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения.

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях и командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения. Т.В.ШадринаРедактор журнала “Отдел кадров“ Подписано в печать21.08.2008 Источник: https://warmedia.ru/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BD%D1%83%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D0%B7%D1%8B/

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08.

2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок.

Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок.

В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности.

Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых).

Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Образец журнала регистрации приказов

НомерДата Ответственный отдел Краткое содержаниеКол-во листовКол-во листов приложений 01–01/1218.04.2016Отдел безопасностиОб обеспечении безопасности в период праздников224 01-номер отдела 01-номер дела 12-порядковый номер приказа В соответствии с каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу — 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет, поэтому их помещают в разные дела. Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах.

Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

Форма ведения журнала регистрации приказов

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям.

Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  1. «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  2. «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  1. «пр» — прием на работу рабочих;
  2. «у»- увольнение;
  3. «вк»- внутренние командировки;
  4. «к» — командировки;
  5. «зк»- командировки заграницу;
  6. «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  7. «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;
  8. «п»- прием на работу;

На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код.

Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы. Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.

Рекомендуем прочесть:  Какими делами занимсется юрист

Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.

По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

  1. о дисциплинарных взысканиях;
  2. ежегодных оплачиваемых отпусках;
  3. дежурствах;
  4. краткосрочных командировках по России и за рубеж.
  5. учебных отпусках;

Реокмендуем!

Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т.

ч. в электронном виде). Далее приведем общие рекомендации по ведению журнала на бумажном носителе, основанные на сложившейся практике делопроизводства.

Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:

  1. об организационно-правовой форме и наименовании организации;
  2. дате начала и окончания ведения журнала;
  3. лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
  4. сроке хранения.
  5. видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);

Основное содержание журнала определяется организацией по собственному усмотрению. Обычно он ведется в форме таблицы, включающей перечисленную ниже информацию:

  1. Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  2. вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
  3. дату издания распорядительного документа;
  4. наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.
  5. номер распорядительного документа;
  6. порядковый номер записи;

Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его. Журнал регистрации — пример. Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу.

Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.

Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты. Во всех подразделениях и организациях есть специально обученное, уполномоченное лицо, для ведения книги приказов.

В его обязанности входит своевременное заполнение граф, в надлежащей форме, подшивка бумаг, и т.д.

Чем отличается приказ от распоряжения? Читайте по ссылке. Также ему необходимо обрабатывать текст, для того чтобы правильно составлять документы. Законодательством не предусмотрено унифицированной формы составления.

Существуют правила заполнения, которых нельзя нарушать.

В эти правила входит обязательное указание дат, и четкого хронологического порядка последовательности приказов. Реквизиты при заполнении:

  1. дата создания акта;
  2. число окончания введения;
  3. фамилия должностного лица с подписями.
  4. регистрационный номер;
  5. название организации;

Помимо удобства быстрой и качественной проверки налоговой и другими инстанциями, появляется потребность в быстром поиске приказов по личному составу предприятия.

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием.

Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять.

Кроме того, его наличие:

  1. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
  2. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  3. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета).

Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов.

В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями.

Данный учет достигается разными способами:

  1. структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
  2. учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
  3. передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником).

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+