Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как отправить почтовое письмо в организацию сотруднику

Как отправить почтовое письмо в организацию сотруднику

Как отправить почтовое письмо в организацию сотруднику

Инструкция: как самому отправить письмо через Почту России


Сегодня мы раскроем тайну) которая совсем и не тайна. Сегодня мы дадим Вам подробную инструкцию, как отправить самостоятельно бумажное письмо через интернет. Разберем все прям по пунктам.

И так, поехали. 1. Начинаем писать письмо.

Можно от руки, можно на компьютере и распечатать через принтер. Бумагу можно брать любую, но лучше потоньше, чтобы письмо весило меньше. Идеально подходит стандартный лист А4 для принтеров.

В конверт он аккурат входит свернувшись в трое.

Можно взять лист из тетради — на таком удобней писать от руки.

Что писать — это на ваше усмотрение.

Ранее мы приводили советы, что , или при поиске работы или поступлении в ВУЗ. Еще рассказывали про . 2. Кроме самого текста письма можно подготовить фотографии или открытку. Важно, чтобы они имели формат 10×15 см, иначе не влезут в .

3. Если у Вас нет конверта, то нужно идти на почту. Сразу возьмите с собой подготовленное письмо, фото, открытки.

Кроме того, возьмите с собой почтовый адрес, кому вы пишете.

Это необходимо для того, чтобы отправить письмо сразу на почте, чтоб не ходить два раза. 4. Рекомендую покупать конверт на почте, т.к. в этом случае вы купите сразу конверт с литерой «А» , а это значит, что на такой конверт клеить марки не нужно, цена за пересылку уже входит в стоимость конверта. В любом другом месте, кроме Почты России, вы купите простой канцелярский конверт, на который нужно будет наклеивать марки.

В любом другом месте, кроме Почты России, вы купите простой канцелярский конверт, на который нужно будет наклеивать марки. А марки продает только Почта России. На почте так и говорите, что нужен конверт по России, и Вам сразу дадут почтовый с литерой «А».

Стоимость такого конверта на начало 2020 года — 30 рублей.

Для сравнения, обычный канцелярский конверт в киоске будет стоить от 2 до 5 рублей. Именно разница и есть оплата за пересылку. А если быть точным, то стоимость пересылки письма по России составляет 22 руб.

Т.е. на белый канцелярский конверт из киоска за 5 рублей потом придется наклеивать марок на 22 рубля. Итого 27 рублей против почтового за 30 — экономия 3 рубля:) Но потратите больше времени.

5. Если Вы пишете не в Россию, а за границу, то все равно подойдет почтовый конверт с литерой «А». Просто на него доклеивают необходимое количество марок.

Стоимость письма за границу составляет 50 рублей без конверта (200 рублей для заказного письма). Т.е. нужно доклеивать еще 28 рублей.

Поэтому когда будете покупать конверт на почте, то сразу говорите, что письмо заграницу, вам дадут дополнительные марки. 6. Подписываем конверт. Пишем все четко и разборчиво.

У нас есть хорошее , как заполнять конверт, пользуйтесь им. Если отправляете письмо «До востребования» — прочтите . 7. Вставляем в конверт наше письмо, фото, открытки. Запечатываем конверт: отрываем защитную ленту у самоклеящегося клапана или мочим (языком по старинке) если клеевой слой нужно смачивать.

Запечатываем конверт: отрываем защитную ленту у самоклеящегося клапана или мочим (языком по старинке) если клеевой слой нужно смачивать. 8. Чтобы отправить заказное письмо, нужно опять подходить к оператору Почты России. Мы уже писали подробно . 8. Отправляем простое письмо.

Если в письмо вы вложили много фотографий, несколько листов бумаги, то оно может быть слишком тяжелым. Предел 20 грамм. Все что тяжелее, нужно доплачивать отдельно. Поэтому, если в конверте более одного листа бумаги и одной фотографии, лучше перестраховаться, и подойти к оператору на Почте, для взвешивания.

Если письмо легче 20 грамм, то все в порядке, можете смело бросать письмо в почтовый ящик. Если тяжелее, нужно доплатить. Сумма не большая, обычно не более 10 рублей.

Иногда на почте стоят весы для общего доступа, тогда вы можете взвесить письмо самостоятельно.

Можно проверить и дома на кухонных весах, но если масса письма 18-19 грамм, то лучше взвешивать именно на почте, кухонные весы могут показать погрешность, а на почте весы регулярно проходят поверку (именно поверку, а не проверку:). 9. После того, как вы скинули письмо в почтовый ящик, остается только ждать) Кроме того, у нас есть статья «», советуем его прочитать. Вот такая вот инструкция. Если нет времени с этим разбираться, Вы всегда можете отправить любые письма через наш сервис!

Как составить опись вложения: образец

Документ необходимо делать в двух экземплярах – один пересылается вместе с корреспонденцией, второй остается у отправителя.

Как составить:

  1. Возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф.107 (или скачайте по ).
  2. Укажите наименование всех пересылаемых документов, их количество и объявленную ценность для каждого. Для предметов без оценки – поставьте прочерк. Любые исправления не допускаются.
  3. Пропишите данные отправителя и поставьте подпись.
  4. Под таблицей в соответствующих строках укажите общее число пересылаемых предметов и их объявленную ценность.

Образец описи вложения (пример): Заполнить бланк можно онлайн на официальном сайте Почты России, затем документ нужно распечатать и предоставить вместе с отправлением сотруднику почты.

Письмо с описью вложения необходимо предоставлять оператору в незапечатанном виде.

Сотрудник почты должен сличить содержимое конверта с тем, что пользователь указал в бланках. После сверки на бланках оператор ставит свою подпись и печать. Услуга платная.

Ограничения

Минимальный размер Максимальный размер Максимальный вес 110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6) 229 × 324 мм (формат C4) По РФ — 100 г За границу — 2 кг Минимальный размер 110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6) Максимальный размер 229 × 324 мм (формат C4) Максимальный вес По РФ — 100 г За границу — 2 кг

Что такое уведомление о вручении, и какие виды писем можно с ним отправить

Уведомление о вручении – специальный документ, который информирует отправителя о том, что его почтовое отправление доставлено и выдано лично в руки адресата или его законного представителя.

Рекомендуем прочесть:  Кому нужен инн физическому лицу

На документе проставляется дата вручения, указывается фамилия и имя получателя, а доказательством вручения является подпись получателя. Уведомление о вручение представляет собой бланк формы 119 (ф.

119). Бланк прикрепляется к пересылаемому письму и доставляется вместе с ним.

После выдачи письма адресату документ возвращают назад также по почте и передают отправителю. Уведомление может быть двух видов: простое и заказное.

Первое доставляется почтальоном и опускается в почтовый ящик, второе – выдается лично в руки также почтальоном или в отделении Почты России. В последнем случае для информирования человека о прибытии на его имя уведомления почтальон приносит извещение.

Отправить с уведомлением можно только заказное или ценное письмо.

Эти виды писем являются регистрируемыми, то есть данные о них заносятся в систему, а после их оформления человеку выдается чек, в котором указан трек-номер для отслеживания.

Ценная и заказная письменная корреспонденция по правилам Почты России выдается в обязательно порядке лично в руки адресата (или его представителя). Опускать в почтовый ящик их нельзя. В этом собственно и заключается их главное отличие от простого письма. Если говорить об отличиях заказного и ценного письма, то отличие одно – для ценных отправлений указывается «объявленная ценность».

Если говорить об отличиях заказного и ценного письма, то отличие одно – для ценных отправлений указывается «объявленная ценность». В случае повреждения или потери такого отправления почта выплачивает компенсацию.

Помимо этого для ценной корреспонденции есть еще одна дополнительная услуга, которую отправитель может применить – опись вложения.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже. Работа «Почты России» строго регламентирована.

Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

  1. Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).
  2. Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
  3. Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
  4. Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
  5. Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание.

В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке.

Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru, а также охотно предоставляется операторами горячей линии. Наша справка Кроме регламентов, сотруднику, занимающемуся отправкой почты, могут оказаться полезными следующие телефоны:

  1. горячая линия «Почты России» – 8-800-2005-888;
  2. телефон почтового отделения, куда приходят письма и откуда производится отправка (это не обязательно одно и то же почтовое отделение).
  3. горячая линия «Почты России» в городе, в котором происходит отправка;
  4. телефон главпочтамта в городе;

Все документы и контакты можно найти на сайте почты или позвонив по телефону горячей линии.

Сколько клеить марок

Почтовые конверты продаются двух видов:

  1. немаркированные.
  2. маркированные – ни них нанесена марка типографическим способом в виде букв A или D;

Для отправки простой письменной корреспонденции лучше приобретать конверт с литерой (буквой) А – они дешевле.

В такой «упаковке» можно отправить обычное письмо весом до 20 грамм без дополнительного наклеивания марок – это примерно 3 листа бумаги формата А4 с учетом массы самого конверта. В том случае если вес вашего отправления превышает 20 грамм, то за каждые дополнительные 20 г. необходимо доклеить марок общим номиналом на 3 рубля.
необходимо доклеить марок общим номиналом на 3 рубля.

В случае если в ваших руках оказался немаркированный конверт, то за первые 20 г веса необходимо наклеить марок на 23 рубля, а за каждые последующие 20 г – также по 3 рубля.

Как правильно отправить претензию по почте?

Дополнительные меры

Допустим, что все меры, направленные на доставку претензии по почте, выполнены.

Но адресат упорно не желает получать письмо. Может, потому, что подозревает о его содержимом, а, может, всё гораздо банальнее.

Работникам организации просто лень сходить на почту, или, как пишут в отзывах знающие люди, юр. лица оформляют доверенности на своих работников только на получение заказных писем (согласно типовому почтовому бланку доверенности), а вот про ценные, к сожалению, забывают или ленятся их составить.

Как все-таки заставить вторую сторону получить отправление?Первое, что на форумах рекомендуют сделать, – отправить вслед жалобе телеграмму. В тексте послания нужно указать, что вы отправили письмо по почте и просите ее получить (только укажите номер письма). Телеграмму вручают непосредственно адресату, без предварительных извещений о ее поступлении.

Поэтому шансов, что ее не получат практически нет. Таким образом, вы надлежаще оповестите ответчика о поступлении претензии.

А в случае его отказа получать заказное (или ценное) письмо это будет расценено как намеренное уклонение от исполнения обязательств.Второй вариант – использовать ту же телеграмму как основное средство оповещения.

В этом случае весь текст претензии прописывается в пересылаемом телеграфном сообщении.

Но этот способ полноценно работает лишь в тех случаях, когда размер текста небольшой, т.е.

занимает не более 1 листа. Правда, такой способ «влетит в копеечку».

Как вариант, можно отправить только основную мысль претензии, выдержку из неё в нескольких слова, например:

«Прошу сделать перерасчёт страховой премии и вернуть её часть в связи с полным досрочным погашением кредита»

.Так как правильно отправить претензию по почте? Какой способ будет наиболее предпочтительным.

Обсуждающие эту тему на различных форумах сходятся во мнении, что лучше ценного письма с описью и уведомлением пока не придумано.

Можно попробовать все доступные варианты с дополнительными мерами, но самым надежным способом передачи претензий всё-таки остается их личное вручение обидчику (только не забываем получить копию с отметкой о вручении, как вариант, можно подготовить второй экземпляр претензии для этих целей).

Здесь и сам факт вручения нельзя оспорить, и суть переданного послания не подвергается сомнениям. Оцените статью[Всего: 34 В среднем: 3.5]

Анонсы, акции, новости, обновления и много полезной информации в Телеграм-канале «Финансы для Людей»

Электронные документы

Действующее российское законодательство регламентирует 2 вида электронных документов (далее — ЭД):

  1. простые, к которым на практике относят электронные копии бумажных документов, электронную переписку и прочее;
  2. заверенные электронной подписью (далее — ЭП), к которым могут быть отнесены документы, передаваемые по системе «Банк – клиент», отчетность, отправляемая в налоговую инспекцию, документы, подаваемые для участия в электронных торгах, и т.п. () (далее — АПК РФ) признает оба вида электронных документов в качестве доказательств (). Но на практике далеко не все ЭД можно использовать в качестве доказательств надлежащего исполнения обязательств. Признание электронного документа, переданного посредством электронной почты. Для того чтобы ЭД, направленный посредством электронной почты, был принят судом в качестве допустимого доказательства, при заключении договора необходимо:
    • включить в него условие о том, что такая отправка корреспонденции является надлежащей;
    • предусмотреть открытый перечень документов, которыми стороны могут обмениваться таким способом;
    • указать адреса электронной почты, которые могут использоваться в переписке. В случае отказа суда в приобщении электронного письма в качестве доказательства вследствие формального подхода к прочтению п. 3 ст. 75 АПК РФ можно попробовать представить электронное сообщение как иной документ или материал в соответствии со ст. ст. , Арбитражного процессуального кодекса. Наличие в АПК РФ неисчерпывающего перечня средств доказывания как раз и дает больше возможностей для использования в современном процессе современных средств информации. В АПК РФ отсутствуют требования относительно формы представления электронных документов в качестве доказательств. Однако на основании ст. ст. 64, 75 АПК РФ можно предположить, что в связи с необходимостью приобщения доказательств к материалам дела следует представлять электронную переписку распечатанной на бумажном носителе. Данные документы должны быть надлежащим образом заверены. В большинстве случаев достаточно заверения их стороной по делу. Однако, если есть основания полагать, что другая сторона будет опровергать содержимое такой переписки или сам факт ее наличия, то имеет смысл предоставить их в нотариально заверенной форме (т.е. в виде протокола осмотра нотариусом информации на мониторе компьютера). Итак, существует устойчивая судебная практика, согласно которой распечатки электронных сообщений, не подписанных электронной цифровой подписью, рассматриваются в качестве допустимых доказательств лишь в случаях, когда соглашение сторон предусматривает возможность обмена сообщениями по электронной почте с указанием адресов, с которых такой обмен может производиться.
  3. включить в него условие о том, что такая отправка корреспонденции является надлежащей;
  4. указать адреса электронной почты, которые могут использоваться в переписке.

    В случае отказа суда в приобщении электронного письма в качестве доказательства вследствие формального подхода к прочтению п. 3 ст. 75 АПК РФ можно попробовать представить электронное сообщение как иной документ или материал в соответствии со ст. ст. , Арбитражного процессуального кодекса.

    Наличие в АПК РФ неисчерпывающего перечня средств доказывания как раз и дает больше возможностей для использования в современном процессе современных средств информации. В АПК РФ отсутствуют требования относительно формы представления электронных документов в качестве доказательств.

    Однако на основании ст. ст. 64, 75 АПК РФ можно предположить, что в связи с необходимостью приобщения доказательств к материалам дела следует представлять электронную переписку распечатанной на бумажном носителе.

    Данные документы должны быть надлежащим образом заверены.

    В большинстве случаев достаточно заверения их стороной по делу. Однако, если есть основания полагать, что другая сторона будет опровергать содержимое такой переписки или сам факт ее наличия, то имеет смысл предоставить их в нотариально заверенной форме (т.е. в виде протокола осмотра нотариусом информации на мониторе компьютера).

    Итак, существует устойчивая судебная практика, согласно которой распечатки электронных сообщений, не подписанных электронной цифровой подписью, рассматриваются в качестве допустимых доказательств лишь в случаях, когда соглашение сторон предусматривает возможность обмена сообщениями по электронной почте с указанием адресов, с которых такой обмен может производиться.

  5. предусмотреть открытый перечень документов, которыми стороны могут обмениваться таким способом;

Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?

Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью ():

  1. предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  2. на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
  3. на работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;

Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (, от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).

Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.

Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (, , утв.

Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Как отправить заказное письмо

Чем отличается такое послание от простого письма? по «Почте России»? Сервис отправки заказных писем предназначен для пересылки важной документации, официальной корреспонденции (запросы, претензии, уведомления, жалобы и др.).

У заказных писем имеется ряд преимуществ по сравнению с отправкой простого послания:

  1. При отправке, заказному письму присваивается индивидуальный трек-номер (указывается в верхней части чека, выдаваемого отправителю). По нему возможно отслеживать доставку послания через интернет-сервис «Отслеживание отправлений» на сайте ПР.
  2. Данный вид отправлений вручается лично адресату под подпись после предъявления паспорта. Это является неоспоримым доказательством того, что отправитель своевременно переслал письмо, а получатель ознакомлен с содержимым послания.

Пересылка заказного письма – более надежный, но и более дорогой способ доставки корреспонденции. Как отправлять письмо по «Почте России», если требуется воспользоваться услугой «Заказное письмо»?

После выполнения вышеописанных действий, отправитель должен обратиться к оператору почты, сказать, что ему нужно отправить заказное письмо, и оплатить стоимость этой услуги. Служащий почты произведет взвешивание конверта, зарегистрирует письмо с присвоением трек-номера, приклеит штрих-код и марки в соответствии со стоимостью отправления.

Правила отправки заказных писем Почтой России

Важно понимать, что посылать такие письма можно только при соблюдении определенных правил и ограничений, действующих в отношении такой корреспонденции.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+