Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Хранение документов при ликвидации ооо

Хранение документов при ликвидации ооо

Хранение документов при ликвидации ооо

Срок хранения документов после ликвидации ООО


Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23. Дополнительно, ряду предприятий может понадобиться согласование с комиссией государственного архива.

Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях. Можно выделить три группы документов по срокам хранения:

  • Постоянно хранящиеся.
  • Временно хранящиеся – не больше 10 лет.
  • Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет.

Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях.

Документы третьей группы такие учреждения хранить не обязаны и могут отказать в их приемке. Для временно хранящейся документации существуют профессиональные архивные компании.

4. Бухгалтерские документы

Смотрим п. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:- первичные учетные документы; — регистры бухгалтерского учета; — бухгалтерская (финансовая) отчетность; — аудиторские заключения; — документы учетной политики; — стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.); — документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета; — средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы.

Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.В письме Минфина от 23 марта 2016 г.
1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст.

89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами

Вы здесь Опубликовано 2012-03-31 14:58 пользователем Кадровик и HR По состоянию на: 10.12.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2011Автор: Гущина Инна Александровна Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора Рубрика: Кадровое делопроизводство

    Шаблоны документов

      Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями

    Нормативные документы

      Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (извлечение) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (извлечение)

    Справочные материалы

      Примерный договор между архивным учреждением и организацией

Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день?

К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет. Нет, рассуждения типа «все сжечь и дело с концом» мы даже не обсуждаем. Среди наших читателей подобного рода «кадровиков» нет.

Мы в этом уверены. И все же ликвидация компании – процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия. Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться? Надеемся, этот материал вам поможет.

Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив. А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации — обеспечить их сохранность. При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии.

И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению. Итак, с целями и задачами мы определились.

Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.

СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий.

Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение. В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива, который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение.

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации?

Обратите внимание! За все действия, совершаемые с документами ликвидируемой организации, отвечает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий НА № 2‘2005Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основные правила для ликвидируемых организаций, у которых отсутствует правопреемник, предлагают два алгоритма действий. Вариант 1. Передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию. Вариант 2. Передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.

Цитируем документ . 8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. . 10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Статья 23 Федерального закона от 2210.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Например, в Москве подобные архивы были созданы на основании постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 № 81 «О создании архивов административных округов».

25 декабря 2007 г. Правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым — в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города — в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г.

Москвы. Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.

Мы провели процедуру увольнения почти всех работников. Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик. Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу? В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.
В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.

Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия — на хранение в государственный или муниципальный архив.

Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие — нет.

В государственный (муниципальный) архив передаются:1. Документы постоянного хранения.2. Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.3.

Документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли. Обратите внимание! Полную таблицу документов по личному составу со сроками хранения см. на сайте HR-Portal При этом негосударственные организации должны передавать свои документы в архив по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе.

НА № 12‘2010Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно. Некоторые документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (75 лет), представлены в таблице 1. Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2.

Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2. Таблица 1 Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения Таблица 2 Документы по личному составу, имеющие временный срок хранения

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ Как мы уже отмечали, прежде чем сдавать документы в архив, их следует подготовить к такой передаче, поскольку Основными правилами работы архивов организации, одобренными Росархивом 06.02.2002 (далее — Основные правила), определено (п. 9.3): документы

«передаются. в государственный архив в упорядоченном состоянии»

.

Подготовка архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, к передаче в архив осуществляется за счет средств ликвидируемой организации.

Для этого в смету расходов включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов, если такие расходы запланированы.

Обратите внимание: упорядочение документов к передаче в архив может производиться собственными силами организации или с помощью специалистов архивных учреждений.

Рекомендуем прочесть:  Основная оплата труда включает

В последнем случае председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий заключают с архивным учреждением договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов. Что подразумевается под фразой

«подготовить документы по личному составу для передачи в государственный архив»

? Какие конкретно действия необходимо выполнить?

В Основных правилах (подп. 3.7.23) описан порядок систематизации дел по личному составу. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур. Процедура 1. Проведение экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности — это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел.

Обратите внимание! Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел не допускается При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела. Процедура 2. Оформление дел. При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа — заверителя дела и внутренней описи документов дела (при необходимости).

Рассмотрим некоторые особенности оформления дел по личному составу.

Приказы по личному составу необходимо формировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Внутри дела (года) приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке.

При этом приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Следует помнить, что на государственное (муниципальное) хранение отбираются те приказы, которые имеют срок хранения 75 лет.

Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 5 лет, будут включаться в акт о выделении к уничтожению дел, если срок их хранения истек. Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.

Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем — копии документов об образовании, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т. п. И только после них — по хронологии дат — должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.

п.). Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной работником кадровой службы, фактическому содержанию дела.

Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек работников.

Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, где фиксируются личные данные о сотрудниках.

Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых данных при выполнении запросов граждан и организаций. Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости — внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же работника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 664 Перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные — 75 лет. На основании этой статьи Перечня все невостребованные трудовые книжки должны быть переданы на архивное хранение.

После проведения процедуры ликвидации компании в составе документов, которые необходимо передать в архив, остались невостребованные подлинники личных документов работников. Есть ли какие-либо особенности в их подготовке для передачи в архив? Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т.
Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т. е. нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками.

Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись.

Процедура 3. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним. По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются:• описи дел постоянного хранения;• описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения;• описи дел временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу. Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу:• приказы;• личные дела уволенных работников;• личные карточки уволенных работников.
Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу:• приказы;• личные дела уволенных работников;• личные карточки уволенных работников.

Совет При оформлении дел к передаче в архив обратитесь за консультацией к специалистам того архивного учреждения, в которое будете сдавать документы Обратите внимание: необходимые рекомендации относительно особенностей составления заголовков дел, оформления описи и другие следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все. Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а затем утверждаются конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии.

Далее дела связываются в связки или формируются в архивные коробки — в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ Ликвидируемые негосударственные организации передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору. В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации.

В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел (приложение 1). Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим). Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Еще раз напомним, что, прежде чем приступить к уничтожению документов, сначала необходимо обработать дела, составить, утвердить и согласовать описи дел по личному составу. Только после этого можно переходить к уничтожению документов. Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в общем порядке, установленном в пп.

2.4.1-2.4.7 Основных правил. На эти документы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложение 2). Обратите внимание! По общему правилу нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно.

При этом следует учитывать, что уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) в специальные пункты вторсырья с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указаны дата и вес бумажной макулатуры. Кстати сказать О договорах с архивными учреждениями Архивные учреждения осуществляют работу, в т.

ч. по комплектованию государственных архивов документами, экспертизе их ценности, контролю за организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы. Например, государственные и муниципальные архивы оказывают организациям методическую и практическую помощь в подготовке документов к передаче на государственное хранение, которая состоит в следующем:• ознакомление с состоянием документов;• проверка правильности формирования дел;• помощь в оформлении и систематизации дел;• составление описей дел;• консультирование исполнителей по подготовке дел к передаче на государственное хранение, о порядке рассмотрения и утверждения описи на ЭПК.

При проведении работ по приему дел, в т.

ч. документов по личному составу, на государственное хранение, архивные учреждения выполняют следующую техническую работу:• сопоставляют заголовки, архивные шифры, крайние даты документов в описях и на обложках дел;• оформляют передачу дел на государственное хранение по установленной форме;• размещают дела на стеллажах;• делают отметки о размещении дел в топографических указателях. Также архивные учреждения проводят экспертизу ценности документов и оказывают помощь в составлении актов об уничтожении дел, не подлежащих хранению. Все эти работы архивные учреждения проводят на возмездной основе в соответствии с заключенными с организациями договорами.

В настоящее время продолжают действовать:1. Примерный договор между учреждением государственной архивной службы РСФСР и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (письмо Роскомархива от 6.12.1991 № 4/1003).2. Рекомендованная форма договора о передаче документов на хранение в государственный архив (одобрена решением ЦЭПК при Росархиве, протокол от 15.03.1995 № 1).

Формы этих договоров см. на сайте HR-Portal. Каждый государственный или муниципальный архив использует при этом свои формы для заключения соответствующих договоров. Например, это может быть договор на оказание услуг с архивным учреждением (приложение 3).

Что касается цены на такие услуги, то она договорная и рассчитывается архивным учреждением в зависимости от объема работы.

Порядок определения платы за оказание услуг (выполнение работ), относящихся к основным видам деятельности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Росархиву, для граждан и юридических лиц утвержден приказом Росархива от 30.08.2010 № 65-А. Приложение 1 Пример оформления акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Приложение 2 Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение 2 Окончание Приложение 3 Форма договора на оказание услуг архивным учреждением Приложение 3 Продолжение Приложение 3 Окончание Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Определение сроков хранения

Ликвидационная комиссия обрабатывает и упорядочивает документарную базу организации, составляет опись-перечень всех документов с указанием их общих данных, сроков хранения (временного и постоянного) и подписывает приемо-передаточный акт установленного образца.

Ввиду вступления в действие в 2011г.

«Перечня типовых управленческих архивных документов»

следует учитывать новые сроки хранения документов.

При этом порядок исчисления срока хранения остался неизменным и производится стандартно — с 1 января следующего за окончанием делопроизводства года.

Постоянному хранению при ликвидации предприятия подлежат:

  1. Свидетельства о постановке на учет;
  2. полисы страхования гражданской ответственности, выданные для опасных производственных объектов;.
  3. финансово-бухгалтерская отчетность, сформированная по международным стандартам данных систем;
  4. документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
  5. акты о передаче прав на недвижимое имущество, а также документы по сделкам и залогу с ним;
  6. Книги учета доходов и расходов при ликвидации ИП и организаций, использовавших упрощенную систему налогообложения;

Увеличены сроки на хранение для следующих категорий дел:

  1. документация об аттестации рабочих мест, включая протоколы и решения — 45 вместо 5 лет;
  2. справки о заработной плате, журналы и расчетные ведомости должны содержаться в архиве 5 лет (ранее 3 года);
  3. подлинники невостребованных личных документов сотрудников содержаться в архиве в течение 75 лет (ранее 50 лет).
  4. срок хранения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним увеличен до 75 лет (ранее 50 лет);
  5. табели учета рабочего времени и трудовые графики хранятся согласно новому Перечню не 1 год, а 5 лет;

Однако для аналитической документации продолжительность архивного хранения уменьшена :годовая бухгалтерская (бюджетной) отчетность – до 5 лет (ранее постоянно), счета–фактуры – до 4 лет (ранее 5 лет). В остальных категориях документов, согласно регламенту нового Перечня, сроки содержания в архиве остались неизменными.

Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО

Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:

  • Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.
  • Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
  • Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.

Каковы основные виды документов ООО и сроки их хранения?

Документы после нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

  1. Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.
  2. Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права. Сроки хранения устанавливаются законом для конкретных категорий документов, которые задействуются в хозяйственной деятельности.

К основным категориям документов можно отнести:

  • Документы по личному составу.

Среди них:

  1. до 45 лет — аттестационные документы.
  2. до 75 лет хранятся личные дела сотрудников, договоры с ними, их персональные карточки;
  • Документы по кадровой отчетности.

До 5 лет должны храниться:

  1. табели для фиксации рабочего времени;
  2. документы, связанные с судебными спорами.
  3. расчеты о премировании сотрудников;
  • Первичные документы и бухгалтерская отчетность.

В течение 5 лет должны храниться:

  1. регистры учета;
  2. кассовые отчеты.
  3. отчеты о прибылях и убытках, баланс;
  • Документы налогового учета.

До 5 лет должны храниться:

  1. декларации;
  2. расчеты.

До 4 лет подлежат хранению:

  1. счета-фактуры.
  2. книги учета по продажам, покупкам;

Безусловно, это не исчерпывающий перечень категорий документов, которые могут применяться в деятельности ООО. Но указанные категории можно отнести к ключевым, тем, которые заслуживают приоритетного рассмотрения, как при текущей работе фирмы, так и при ее ликвидации.

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке.

Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников. Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки.

Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией. В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  • Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
  • Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется . В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
  • Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет .
  • Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  • Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.

Прекращение деятельности юридического лица имеет важное значение не только для его участников, но и сторонних лиц (например, кредиторов). Подробности в статье — . Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно?

Читайте .

Где хранить документы?

После того как процесс ликвидации завершен, бумаги подготовлены для дальнейшей передачи, необходимо выяснить 2 обстоятельства:

  • Был ли у общества договор с государственной архивной организацией. Если был, то документация передается туда.
  • Установлена ли в отношении документов обязательность их хранения. Если договора с архивом не было, то в архив передаются только личные дела работников.

Конкретный архив или иное лицо выбирается ликвидатором.

В случае, когда договора с архивом нет, это не личные дела работников, бумаги могут быть переданы одному из участников общества. Документацию, для которой законодатель не установил срок хранения, целесообразно хранить не более 3 лет после проведения процедуры ликвидации.

Это общий срок исковой давности для обращения в суд по делам, связанным с работой общества. Бумаги, срок хранения которых вышел или они носят личный характер, по решению ликвидационной комиссии можно уничтожить. Прочтите:

Бухгалтерские документы

Смотрим п.

1 и 2 ст. 29 :

  1. аудиторские заключения;
  2. документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
  3. регистры бухгалтерского учета;
  4. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;
  5. бухгалтерская (финансовая) отчетность;
  6. первичные учетные документы;
  7. стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
  8. документы учетной политики;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Основные сроки хранения документации предприятий (различных форм собственности) указаны в приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.

Перечислить все его позиции невозможно, так как их больше 1000. В частности, в отношении хранения документов установлены такие сроки:

  1. путевые листы, договоры по автострахованию, отчеты об остатках и поступлении товаров, таможенные декларации хранятся 5 лет;
  2. документы соискателей, не принятых на работу в организацию (рекомендации, автобиографии и т.д.), письма о переводе сотрудников хранятся 3 года.
  3. коллективные договоры, информационные материалы по забастовочному движению, предложения по улучшению техники безопасности хранятся постоянно;

Сколько должен сохраняться конкретный документ, на основе вышеуказанного Приказа Минкульта, определяет специалист.

Что касается документов по личному составу (штатных расписаний, личных карточек сотрудников, приказов об увольнении и приеме на работу, т.д.), установлен законом об архивном деле № 125-ФЗ – ст.

22.1. Он зависит от времени составления данной документации:

  1. если позже – срок хранения 50 лет.
  2. если до 2003 года – срок хранения 75 лет;

В законе о бухучете (ФЗ № 402 от 06.12.2011, 29-я статья) указан .

Он составляет не менее пяти лет – либо с отчетного года, либо с года, когда ими воспользовались для составления финансовой отчетности последний раз.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

«Об архивном деле в Российской Федерации».

В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23

«Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами»

. Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл.

VI Федерального закона от 08.08.2001 г.

№ 129-ФЗ

«О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

. В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Подготовка документации к передаче в архив

За сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия, создаваемая при . Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+