Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Формирование дел по личному составу для передачи в архив

Формирование дел по личному составу для передачи в архив

Формирование дел и подготовка их к архивному хранению


Формирование дел В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях.

Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е.

в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; ● включать в дело по одному экземпляру документа; ● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу; ● помещать приложения вместе с основными документами; ● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; ● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию.

Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов. Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге). ■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека). ■ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е.

связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию. Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

■ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления. ■ Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. ■ Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Подготовка дел к архивному хранению Не все документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, должны поступать на хранение в архив. Документы кадровой службы, как и любого другого структурного подразделения организации, в соответствии с перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся: ● распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.); ● списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда; ● карточки по учету личного состава, в т.ч.

временных работников (форма № Т-2); ● личные дела; ● лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); ● акты о несчастных случаях, связанных с производством; ● тарификационные ведомости; ● табели и наряды работников вредных профессий; ● трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел; ● протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; ● протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; ● документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий; ● списки работников, уходящих на льготную пенсию; ● штатные расстановки; ● книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников. Срок хранения указанных документов в соответствии с перечнем составляет в основном 75 лет.

Исключениями являются: ● акты о несчастных случаях, связанных с производством, – 45 лет; ● тарификационные ведомости – 25 лет; ● протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет; ● протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет; ● списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет. В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Основными видами документов, характеризующих трудовую деятельность граждан, являются: ● приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков (например, по уходу за ребенком), премировании, поощрении; ● личные дела, личные карточки работников (в т.ч. временных работников); ● лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы; ● табели и наряды работников вредных профессий; ● трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Документы, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, передаются в архив организации по описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись. Подготовка документов к длительному хранению включает: ● проведение экспертизы ценности документов; ● оформление дел; ● составление описей и научно-справочного аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов).

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

  1. Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные Номер листа дела (тома) Приказ от 12.01.2015 №1 1 Приказ от 13.01.2015 №2 2 Приказ от 13.01.2015 №3 3 Приказ от 16.01.2015 №4 4 Приказ от 19.01.2015 №5 5 .

  1. По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные Номер листа дела (тома) Проект «Астра» 1-10 Проект «Василек» 11-20 Проект «Гладиолус» 21-30 Проект «Колокольчик 31-40 Проект «Мимоза» 41-50 […]

  1. Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные Номер листа дела (тома) Переписка с ООО «Астра» Лист­разделитель 1 Исх. № 53 от 14.01.2015 2–4 Вх. № 243 от 16.01.2015 5–9 Исх.

№ 105 от 23.01.2015 10 Вх. № 341 от 28.01.2015 11 Переписка с ООО «Василек» Лист­разделитель 12 Вх.

№ 14 от 12.01.2015 13–14 Исх. № 18 от 13.01.2015 15 Вх. № 201 от 15.01.2015 16 … Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями.

Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом.

При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4 )

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п. 2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме ( приложение 1 ), которая содержит следующие сведения: — порядковый номер документов в деле; — заголовок (краткое содержание) документов; — дата документов; — индекс (регистрационный номер) документов; — номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. 2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации

Е.Н.

Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

  1. Экспертиза ценности документов и комплектование архива организации
  2. Формирование и оформление дел в делопроизводстве
  3. Требования к оформлению дел, передаваемых в архив организации

Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море.

Первый этап правильной организации делопроизводства ― создание соответствующей нормативно-методической базы, в обязательном порядке включающей инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел организации. Вопросы разработки этих документов были рассмотрены в предыдущих публикациях. В этой статье остановимся на практических аспектах организации делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел, формирования и оформления дел, их отбора и подготовке к передаче в архив организации.

В этой статье остановимся на практических аспектах организации делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел, формирования и оформления дел, их отбора и подготовке к передаче в архив организации. Формирование дел ― это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дело представляет собой физически обособленную совокупность документов, относящихся к одному вопросу, проблеме, теме, направлению деятельности. В небольших, не имеющих структурных подразделений организациях дела формируются централизованно ― делопроизводственной службой организации или конкретным ответственным за делопроизводство.

В организациях со сложной структурой ведение делопроизводства осуществляется децентрализованно, то есть дела формируются в каждом структурном подразделении.

Но независимо от формы организации делопроизводства формирование дел осуществляется при непосредственном методическом руководстве архива организации с соблюдением соответствующих нормативных требований.

В дело помещаются документы, содержание которых соответствует его заголовку, закреплённому номенклатурой дел, и последовательно освещает конкретный вопрос. Документы, как правило, формируются в дела в пределах одного года.

Исключение составляют переходящие дела: судебные (формируются за весь период процесса (разбирательства), личные (формируются за весь период работы данного лица в организации), тематические подборки документов и т. п. В зависимости от специфики деятельности организации документы также могут группироваться в пределах учебного года, срока созыва и т. п. При формировании личных дел надо также иметь в виду, что включение в их состав личных документов (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.

п.) не допускается. Трудовые книжки, а также другие личные документы, представляемые по требованию кадровой службы, должны быть возвращены работнику.

«Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

(далее ― «Правила») запрещают группировать в дела документы, подлежащие возврату (п. 4.20.). Трудовые книжки и др.

хранятся по алфавиту фамилий в специальных ящиках (по типу каталожных) или папках с клапанами.

Самым распространённым принципом формирования дел является хронологический, при котором документы (приказы, протоколы, поручения, докладные записки, переписка и др.) располагаются в деле в хронологическом порядке.

При этом датой поступившего документа является дата присвоения ему входящего регистрационного номера организации. Вместе с тем в зависимости от вида документов целесообразно применение и других принципов формирования дел: алфавитного, корреспондентского, географического и др.

Например, лицевые счета по заработной плате работников группируются по алфавиту их фамилий.

Документы (уставы, справки, отчёты и др.) подведомственных организаций располагаются в деле в соответствии с официально закреплённым (утверждённым) списком таких организаций.

При группировке документов государственного статистического наблюдения (отчётов), поступающих из регионов, возможно использовать несколько способов, исходя из практической необходимости: по федеральным округам, по субъектам Российской Федерации в порядке, закреплённом Конституцией Российской Федерации, и т.

п. «Правила» устанавливают требования к формированию дел в делопроизводстве, которые обеспечивают удобство их использования, быстрый поиск документов, облегчают подготовку дел к сдаче в архив.

Распорядительные документы формируются в дела отдельно по каждому виду. Этого правила целесообразно придерживаться даже в организациях с небольшим по объёму документооборотом и/или не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов.

В организациях же, передающих документы на вечное хранение, допускается только раздельное формирование, например, приказов по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности или приказов по основной деятельности и поручений руководства организации и т.

д. В состав дела не разрешается включать:

  1. документы разных сроков хранения;
  2. более 1 экземпляра каждого документа.
  3. проекты (варианты), черновые и/или дублетные, копийные экземпляры документов;
  4. документы, подлежащие возврату;

Приложения к документам, независимо от даты их составления (утверждения, согласования и т. п.), присоединяются к документам-основаниям и включаются в одно дело.

Не допускается формировать отдельно приказы и приложения к ним, протоколы и документы к ним и т. п. Приложения объёмом свыше 250 листов включаются в отдельный том, о чём на документе делается соответствующая отметка.

Особое внимание следует обратить на соблюдение правила об обязательном раздельном формировании документов постоянного и временного сроков хранения.

Документы о деятельности коллегий, комиссий, рабочих групп и др. (далее ― коллегиальные органы) уже на стадии делопроизводства следует формировать в два различных дела: в одно включаются протоколы заседаний коллегиального органа и документы (справки, сообщения, выступления и др.) к ним постоянного хранения, в другое ― документы по организации работы коллегиального органа (проекты, приглашения, рассылки, списки и др.) временного хранения. Причём это разделение необходимо закреплять ещё на стадии составления номенклатуры дел.

При таком подходе в конце года не придётся затрачивать много времени на экспертизу и формирование дел постоянного хранения. Это же требование диктует раздельное формирование приказов по личному составу о назначении, перемещении, увольнении (далее ― о назначении…), награждении и т.

п. со сроком хранения 50 лет и приказов по личному составу о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных командировках, дисциплинарных взысканиях, имеющих 5-летний срок хранения. При группировке приказов по личному составу необходимо учитывать не только сроки хранения документов, но и порядок их регистрации.

Так, если все разновидности приказов с 50-летним сроком хранения регистрируются в валовом порядке, то они формируются в одно дело.

Если же приказы о назначении… и приказы о награждении имеют самостоятельную валовую нумерацию с разными буквенными индексами (например, «1л» и «1н»), то они составляют самостоятельные дела.

Утверждённые документы (планы, отчёты, сметы, лимиты и т. п.) формируются отдельно от их проектов.

Некоторые специалисты допускают (хоть и в порядке исключения) возможность формирования тематически связанных документов с разными сроками хранения в одно дело, при этом предусматривается необходимость его переформирования после завершения рассмотрения вопроса и принятия решения. Однако признать такой подход целесообразным нельзя.
Однако признать такой подход целесообразным нельзя.

Дела формируются из исполненных документов (п.

4.19. «Правил»). Следовательно, пока идёт процесс рассмотрения вопроса, выработки решения, согласования и т. п., документы находятся в работе и в дело не подшиваются.

Кроме того, последующее переформирование дел потребует дополнительных временных затрат специалистов, а значит, в большинстве случаев на практике эта работа просто не будет проводиться. Поэтому закреплённое «Правилами» (п.

4.20.) требование о раздельной группировке документов постоянного и временного хранения следует считать обязательным. «Правила» не устанавливают порядок группировки такой важной и многочисленной документальной группы, как поручения вышестоящих органов и документы по их выполнению, давая свободу организации определиться с наиболее рациональным подходом.

И это правильно. Однако

«Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

, подготовленные ВНИИДАД, вновь возвращают, причём в качестве единственного, принцип формирования этой категории документов «по направлениям деятельности организации», который предлагался всеми предыдущими нормативными документами, регламентирующими работу архивов организаций, ещё с середины 1980-х годов.

Применение на практике этого тематического принципа далеко не всегда обоснованно и целесообразно, в первую очередь в федеральных и региональных органах исполнительной власти. Поручения вышестоящих органов, особенно Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее ― поручения), а также ответы на них, как правило, содержат не один, а комплекс вопросов; поручения направляются на исполнение в несколько структурных подразделений, и, следовательно, отнести их к какому-то одному направлению деятельности не представляется возможным.

Наиболее рациональным в данном случае является хронологическое расположение в деле поручений и документов по их выполнению.

Кроме того, такое формирование дел облегчает поиск документов и проведение их полистной экспертизы при подготовке дел постоянного хранения для сдачи в архив организации. Сформированные дела подлежат оформлению в зависимости от сроков хранения документов ― полному или частичному.

На стадии делопроизводства обязательным элементом оформления всех дел является обложка.

На обложку выносятся следующие позиции, необходимые и достаточные для обеспечения быстрого поиска документов: год, индекс в соответствии с номенклатурой дел, краткое (сокращённое) наименование. Например, «2018 г. 10-1-07. Поручения Правительства» или «2018 г. 11-2-03. Переписка с Росстатом».

Если дело состоит из нескольких томов, то также указываются порядковый номер тома и его характеристики в зависимости от принципа формирования. Например, при хронологическом расположении документов указываются их даты («том 1.

10 января – 15 марта»), при алфавитном ― буквы алфавита («том 1. А – Д), при географическом ― соответствующие географические понятия («том 1. Республики и края» или «том 1.

ЦФО») и т. п. Дела временного (до 10 лет) хранения сохраняют это делопроизводственное оформление на весь период до уничтожения. Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, причём этот процесс регламентирован, установлены не только обязательные элементы оформления, но и их формы.

Вышеназванная статья Л.А. Дорониной содержит ряд положений, которые не разделяют уровень обработки дел постоянного и временного хранения, что вызывает серьёзные возражения. Несмотря на заявления автора, что рассматриваемый порядок оформления относится к делам постоянного и длительного хранения, приводимые примеры свидетельствуют о распространении данных требований и на дела временного срока.

Например, на обложке дела предлагается указывать срок хранения ― 3 года, 5 лет, или допускается перенумеровывать страницы после проведения экспертизы ценности документов дела, то есть даётся более чем странная рекомендация нумеровать листы до экспертизы ценности и формирования дела постоянного хранения и др.

С таким подходом категорически нельзя согласиться. Для практических целей рациональной организации, хранения и быстрого поиска документов вполне достаточно частичного оформления дел временного хранения по упрощённой схеме ― без уточнения систематизации документов, нумерации листов, заверительных надписей, полноценной обложки. Трудно представить организацию, которая может позволить себе роскошь оформления по полному циклу дел, подлежащих уничтожению.

О нормативном оформлении дел постоянного хранения и по личному составу подробно скажем ниже, так как, прежде чем оформлять, необходимо отобрать документы и сформировать дела, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации (далее ― АФ России). Отбор документов для включения в состав АФ России в соответствии с действующим законодательством осуществляется по результатам экспертизы их ценности (п.

1 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Экспертиза ценности ― это изучение документов на основании критериев ценности в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов в первую очередь актуальны для организаций – источников комплектования государственных (муниципальных) архивов.

Вместе с тем надо иметь в виду, что и в организациях, не являющихся источниками комплектования, ряд документов подлежит приёму в государственные (муниципальные) архивы по принципу выборки и должен храниться до ликвидации организации.

Следовательно, эти документы также должны быть правильно сформированы и оформлены. При проведении этой работы следует ориентироваться на следующие комплексные критерии экспертизы ценности документов: 1.

Происхождение, включающее:

  1. время и место образования документа.
  2. значимость выполняемых организацией функций (или значение конкретного физического лица в жизни общества),
  3. роль и место организации в системе государственного управления или отрасли,

2. Содержание, включающее:

  1. значимость события, явления, отражённого в документе,
  2. вид документа,
  3. значение самой информации документа,
  4. подлинность документа.

3. Внешние особенности, включающие:

  1. физическое состояние документа.
  2. форму фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа,

Практическиэкспертиза ценности документов осуществляется поэтапно на разных стадиях работы с документами.

1-й этап экспертизы ценности документов связан с применением критерия роли и места организации в системе государственного управления, значимости выполняемых функций, исходя из чего организация относится или не относится к источникам комплектования государственного (муниципального) архива. 2-й этап работы осуществляется непосредственно в организации на стадии формирования номенклатуры дел, где закрепляются нормативно установленные сроки их хранения.

3-й этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи их в архив организации, в крупных организациях он проводится в структурных подразделениях. Этот этап включает следующие работы:

  1. путём полистного просмотра дел, применяя критерий содержания, определяются документы, имеющие научно-историческое значение, которые подлежат включению в АФ России;
  2. проводится специальное оформление дел постоянного хранения и по личному составу в соответствии с установленными архивными правилами.
  3. составляются акты на уничтожение документов, имеющих временный срок хранения и не подлежащих передаче в архив.
  4. составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу для передачи в архив организации.

В результате применения этой вполне стройной и логичной системы критериев экспертизы ценности формируется архивный фонд организации.

Фонд организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, в установленном порядке передаётся на вечное хранение. На его основании будущие историки и будут изучать наше время. Конечно, часть документов, постоянный срок хранения которых закреплён в номенклатуре дел, включаются в архивный фонд организации в полном объёме, например приказы по основной деятельности, протоколы заседания коллегии и документы к ним, годовые бухгалтерские отчёты, бюджетная смета и т.

п. Но есть комплексы документов, отнесённые к постоянному хранению, которые требуют дополнительной всесторонней оценки содержания и других характеристик.

В этой связи, говоря о практике проведения экспертизы ценности документов, остановимся только на одном её аспекте ― экспертизе поручений. Эта работа актуальна далеко не для всех организаций, она касается в первую очередь федеральных и региональных органов исполнительной власти. Но от качества архивных фондов этих организаций во многом зависит качественный состав всего АФ России.

Поэтому считаем целесообразным рассмотреть здесь этот неоднозначный вопрос. Многие федеральные органы исполнительной власти не считают нужным проводить экспертизу ценности поручений и опираются при их отборе только на нормативно установленный срок хранения без оценки содержания, подлинности и других характеристик документа.

С такой позицией, по нашему мнению, категорически нельзя согласиться. Отнесение поручений и документов по их выполнению в полном объёме к постоянному хранению приводит к неоправданному увеличению объёма архивного фонда, засорению его многочисленными дублетными и копийными документами. Как показала практика Минтруда России, по результатам экспертизы ценности на постоянное хранение отбирается только треть всего объёма поручений и документов по их выполнению.

Опыт проведения этой работы в Минтруде России позволил выработать ряд целесообразных, по нашему мнению, подходов и правил. В состав архивного фонда отбираются только те поручения, головным (ответственным) исполнителем которых является Минтруд России.

Если приложением к поручению является письмо (справка, отчёт и т.

п.), ранее направленное в Правительство Российской Федерации и уже включённое в состав архивного фонда Минтруда России, то такое приложение изымается и на поручении делается соответствующая ссылка с указанием индекса и номера тома дела, где первоначально подшит документ, например: «Приложение см. дело 10-1-07 том 4». Не включаются в архивный фонд проекты законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации (далее ― нормативные правовые акты).

Представление таких актов в Правительство Российской Федерации сопровождается целым рядом копий документов ― писем, заключений и даже учредительных документов организаций, упоминающихся в проектах нормативных правовых актов, как это предусмотрено Регламентом Правительства Российской Федерации, утверждённым Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 № 260 (п. 55). В ряде случаев объём копийных документов достигает сотни листов (например, если представляются заключения соответствующих органов всех субъектов Российской Федерации). Такие копии (писем, уставных документов, приказов и т.

п.), входящие в пакет документов, представляемых в Правительство Российской Федерации по исполнению поручения, также не включаются в состав архивного фонда Минтруда России. Для постоянного хранения остаются пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование к проекту нормативного правового акта, таблицы разногласий и некоторые другие документы, отражающие мнение Минтруда России по рассматриваемому вопросу.
Для постоянного хранения остаются пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование к проекту нормативного правового акта, таблицы разногласий и некоторые другие документы, отражающие мнение Минтруда России по рассматриваемому вопросу. Письма Минтруда России о направлении в Правительство Российской Федерации документов других организаций (заключений, отзывов и др.) остаются в составе фонда, если там излагается содержательная позиция Министерства; письма, которые носят только сопроводительный характер (например, «направляем заключение Минэкономразвития России…»), к постоянному хранению не относятся.

Такой же подход к отбору заключений Минтруда России: письма, содержащие принципиальные положения, анализ, аргументированное мнение и т. п. остаются в составе фонда; письма с формальным заключением (например, «Минтруд России не возражает …» или «согласен с предложением…») не подлежат постоянному хранению.

Изымаются также служебные (докладные) записки структурных подразделений, подготовленные в процессе рассмотрения поручения, так как их информация поглощена в официальном письме Минтруда России, содержащем консолидированное мнение всех структурных подразделений.

Если несколько писем за различными регистрационными номерами содержат одно и тоже приложение, то на хранении остаётся только одно приложение, при этом в письмах с изъятыми приложениями делается ссылка на письмо с оставшимся приложением и его местонахождение: «приложение аналогично исх.

от ___ №____ в этом же томе» или «приложение аналогично исх. от ___ №___ в деле 10-1-7 том 16».

К каждому делу поручений составляется внутренняя опись по следующей форме: Внутренняя опись Индекс дела ________ том _______

«Поручения Правительства Российской Федерации и документы по их выполнению»

№ п/п Дата № и дата поручения Правительства РФ (№ входящего документа) №№ исходящего документа №№ листов Наличие такой внутренней описи не только закрепляет состав документов дела, но и существенно облегчает при проведении экспертизы ценности выявление дублетных документов. Таким образом, проведение экспертизы ценности поручений и документов по их выполнению представляется необходимым и обязательным этапом работ по качественному формированию архивного фонда организации, передающей документы на постоянное хранение в государственные архивы. Как уже говорилось, отобранные для передачи в архив организации дела подлежат полному оформлению, которое включает:

  1. составление листа-заверителя;
  2. подшивку или переплёт дела;
  3. нумерацию листов дела;
  4. составление (при необходимости) внутренней описи документов дела.
  5. составление обложки дела;

При подготовке дел к подшивке (переплёту) удаляются все инородные предметы (скрепки, скобы, зажимы и т.

д.), способные нанести вред физическому состоянию документов, привести к механическим или другим повреждениям.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются с обеспечением свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Неформатные и иллюстративные материалы (фотографии, рисунки, чертежи, вырезки и т. п.) вкладываются в заранее вшитые конверты.

Дела постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, хранятся в закрытых твёрдых папках с 3 клапанами с завязками.

Нумерация листов дела осуществляется в целях обеспечения его сохранности и закрепления порядка расположения документов. Листы дела последовательно нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

В конце каждого дела подшивается лист-заверитель установленной формы (приложение № 8 к «Правилам»), целевым назначением которого является закрепление объёма и состояния документов дела.

Лист-заверитель включает следующие элементы:

  1. подпись должностного лица, составившего лист-заверитель;
  2. наименование организации, которое является и наименованием фонда;
  3. особенности физического состояния документов и их местонахождение (например, лл. 8 и 12 ― загрязнения в виде пятен жёлтого цвета, л. 3 ― разрыв правого нижнего края, лл. 7, 19, 64, 129 ― отметки цветным маркером и т. п.);
  4. номера описи и дела (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, эти позиции заполняются только после утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения и по личному составу соответствующим государственными (муниципальными) архивами);
  5. дата заполнения листа-заверителя.
  6. особенности нумерации (номера литерных, пропущенных листов, а также листов с наклеенными фотографиями, крупноформатных листов и т. п.);
  7. количество листов в деле (указывается цифрами и прописью) отдельно основных документов и внутренней описи;

Не разрешается оформлять лист-заверитель на чистой стороне листа последнего документа в деле. В упоминавшейся уже статье Л.А.

Дорониной содержится предложение делать в листе-заверителе записи об отсутствии утраченных по какой-либо причине подлинных документов, не имеющих копий. Следует заметить, что лист-заверитель отражает имеющийся состав дела, а вопросы полноты состава фонда отражаются в предисловии к описи дел постоянного хранения и по личному составу. Обложка дела также имеет строго установленную форму (приложение № 28 к «Правилам»), обязательными элементами которой являются:

  1. архивный шифр дела.
  2. наименование структурного подразделения;
  3. наименование организации — фондообразователя и её непосредственная подчинённость;
  4. крайние даты документов;
  5. индекс дела;
  6. количество листов дела;
  7. срок хранения дела;
  8. заголовок (название) дела;

Полное и официально принятое наименование организации указывается в именительном падеже, например: «Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд России)».

Если включается наименование вышестоящей организации, то оно пишется в начале, под ним ― наименовании организации — фондообразователя, например:

«Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд России) Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научно-исследовательский институт труда»

(ФГБУ «НИИ труда»)».

Официально принятое наименование структурного подразделения указывается на тот период, документы за который включены в дело.

Если реорганизация структурного подразделения произошла в течение года, то указывается его наименование на конец года. Например, в марте 2017 г. Департамент правового регулирования и международного сотрудничества преобразован в Департамент правовой и международной деятельности. В этом случае на обложке дела за 2016 г.

должен значиться

«Департамент правового регулирования и международного сотрудничества»

, за 2017 г.

― «Департамент правовой и международной деятельности».

Индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел организации на соответствующий год. Если дело состоит из нескольких томов, то указывается и номер тома.

При оформлении заголовка дела за основу берётся заголовок из номенклатуры дел организации на соответствующий год, при этом название дела должно соответствовать содержанию его документов. В заголовке дела приказов, протоколов и аналогичных документов указываются их номера, например

«Приказы №№ 1-137 Минтруда России по основной деятельности за 2017 год»

или «Протоколы №№ 5-9 заседаний Координационного совета по реализации Государственной программы «Доступная среда на 2011-2015 гг.» за 2014 год» и т. п. Заголовком дела, состоящего из одного документа, является название документа.

Если дело состоит из нескольких томов, то состав заголовка каждого тома определяется в зависимости от принципа формирования дела. При хронологическом расположении документов в деле на обложках всех томов указывается только общий заголовок и номер тома (особенности тома в этом случае отражаются в реквизите «крайние даты документов», и поэтому нет необходимости повторять их в заголовке). Если используются другие принципы группировки документов (алфавитный, географический), то на обложке, наряду с общим заголовком дела, указывается и заголовок каждого тома (например, «Лицевые счета работников Минтруда России за 2017 год.

Том 1. «А — Д», или «Предложения о потребности в привлечении иностранных работников и объёмам квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации на 2017 год. Том 3. Дальневосточный федеральный округ»). В заголовок дела с копийными документами включается слово «Копии».

Например, «Указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Минтруда России за 2017 год.

Копии». Подлинность документов в заголовке специально не оговаривается. Крайними датами дела являются даты самого раннего и самого позднего документа дела. Крайними датами личного дела считаются даты приказов о приёме и увольнении работника, на которого оно заведено.

Допускается обозначение крайних дат словами «Начато» и «Окончено». Число и год даты записываются арабскими цифрами, название месяца ― словом. Например: «Начато ― 24 сентября 2017 года.

Окончено ― 19 ноября 2017 года».

Крайние даты не заполняются на обложках дел, состоящих из годовых планов, отчётов, лицевых счетов и др. аналогичных документов; в этом случае хронологическая принадлежность документов определяется годом, уже включённым в заголовок дела: например,

«Информации (отчёты) о мерах социальной поддержки семей с детьми за 2017 год»

или «Государственный доклад о положении детей и семей, имеющих детей, в Российской Федерации за 2017 год».

Количество листов указывается только цифрами и оформляется на обложке дела следующей записью: «На __ листах».

Данные соответствуют количеству листов основных документов (без учёта листов внутренней описи), отражённых в листе-заверителе. Срок хранения оформляется по форме: «Хранить ___________», где для документов АФ России указывается «постоянно», для документов по личному составу ― «75 лет» (документы до 2003 г.) или «50 лет» (документы после 2003 г.). Архивный шифр (далее ― шифр) ― это «адрес» единицы хранения, который служит для её учёта и идентификации и состоит из номеров архивного фонда, описи дел, единицы хранения.

Шифр оформляется в архиве организации путём проставления специального штампа (или написания чернилами его элементов) в левом нижнем углу каждого дела по форме: «Ф. №_________ Оп. № _________ Д. № __________». «Правила» допускают теперь наличие только одного шифра на деле (п.

3.4.), в то время как ранее существовало требование о дублировании шифра в двух местах ― левом нижнем и правом верхнем углу дела. В архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, шифры оформляются чернилами только после утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения и по личному составу соответствующим государственным (муниципальным) архивом и утверждения их в установленном порядке руководителем организации. До этого момента на стадии формирования описи документов и подбора дел фонда в соответствии с описью архивный шифр проставляется карандашом.

Вверху обложки дела постоянного хранения оставляется место для наименования государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является организация.

При необходимости составляется внутренняя опись документов дела в целях их учёта и эффективного поиска.

«Правилами» предусмотрена следующая форма внутренней описи (приложение № 27): №№ п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 Однако данную форму никак нельзя считать универсальной, так как её сложно использовать во всех необходимых случаях. В частности, такая форма не подходит к делу, состоящему только из документов одного вида, не имеющих индекса и даты.

В таких делах внутреннюю опись допустимо составлять по упрощённой схеме при сохранении её целевого назначения ― обеспечивать связку документа с номером листа, на котором он находится. Например, для лицевых счетов работников организации целесообразно использовать следующую форму внутренней описи: №№ п/п Фамилия, имя, отчество работника Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 При этом составлять внутреннюю опись лицевых счетов следует строго по алфавиту фамилий, даже если дело ошибочно сформировано по какому-либо другому принципу (например, по структурным подразделениям организации или по табельным номерам лицевых счетов и т.

п.). Это обеспечит быстрый и эффективный поиск документов при их использовании в социально-правовых целях, гарантирует, что нужный документ, если он имеется в деле, будет обязательно найден. В конце внутренней описи цифрами и прописью оформляется итоговая запись о количестве документов в деле и листов внутренней описи, а также ставятся подпись должностного лица, подготовившего опись, и дата её составления. Например, «Итого 25 (двадцать пять) документов Количество листов внутренней описи 3 (три) Гл.

специалист А.Н. Иванов 28.10.2017».

С момента заведения до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях или службе делопроизводства организации (далее ― структурные подразделения).

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли и солнечного света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, на корешках делопроизводственных папок указываются год, индекс и номер тома дела. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

Руководители структурных подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства, несут персональную ответственность за полную сохранность документов и дел.

В архив организации передаются документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу максимально через 3 года после завершения их делопроизводством.

Конкретный срок передачи дел устанавливается инструкцией по делопроизводству организации.

Личные дела государственных гражданских и муниципальных служащих передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения (до этого срока личные дела хранятся в кадровой службе). Передача документов в архив организации от структурных подразделений осуществляется только по описям дел.

Несмотря на то, что «Правила» (приложение № 23) предлагают специальную форму описи документов структурного подразделения (отличается дополнительной графой «Срок хранения»), её использование представляется излишним и неудобным, в том числе и в связи с невозможностью совместить её в автоматизированном режиме со сводной описью документов организации. Поэтому рациональнее использовать единую форму описи дел (приложение № 14 к «Правилам»), составляя опись отдельно по каждому виду документов: постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Структурные подразделения готовят опись дел в двух экземплярах и предоставляют её в архив организации как на бумажном носителе, так и в электронном формате. После подписания описей должностными лицами, осуществившими приём–передачу документов, один экземпляр описи остаётся в архиве организации, другой ― в структурном подразделении. Документы постоянного хранения и по личному составу принимаются в архив организации полностью оформленными в соответствии с нормативными требованиями.

Перед приёмом дел работник архива организации осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел и составления описи непосредственно в структурных подразделениях. Неправильно сформированные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу подлежат переформированию в соответствии с изложенными выше требованиями. Приём дел осуществляется поединично работником архива организации в присутствии работника ― ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, передающем дела.

 Попова Е.Н. Для чего нужен архив организации // Делопроизводство. 2017. № 2. С. 84-89. Попова Е.Н. Номенклатура дел организации.

Подготовка и ведение // Делопроизводство. 2018. № 2. С. 106-111.  Утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015 № 38830.  Доронина Л.А. Оформление дел при передаче на архивное хранение // Делопроизводство.

2017. № 2. С. 91-99.  Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986; Основные правила работы архивов государственных организаций.

М., 1999; Основные правила работы архивов организаций.

М., 2002.  Центральный федеральный округ.  Доронина Л.А. Указ. соч. С.

96.  Доронина Л.А. Указ. соч. С. 94.  Номенклатура дел организации.

Подготовка и ведение // Делопроизводство. 2018. № 2. С. 106-111.  Доронина Л.А. Указ. соч. С. 91.

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Вы здесь Опубликовано 2008-12-19 07:05 пользователем Hrreader Здравствуйте.

Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив?

по возможности, сошлитесь на законодательство. заранее благодарна. Ответ Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.

Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем: В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельный том.

Так как ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным требованием, то соответственно при формировании личного дела Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов: Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма ( при наличии); документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения ( перевода) и увольнения работника ( его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы). Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив: При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, (в необходимых случаях), внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

При этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять- п.

3.6.3 Правил). Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

4.Формирование в дела договорных документов

Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.

После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников». В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Как организовать хранение документов?

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).

Различают две стадии хранения документов: Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве). Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение — и текущее, и архивное — может осуществляться в службе кадров, это не запрещено. В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы. В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения.

Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе.

Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов. Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.

В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере — бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+