Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Должностные инструкции разрабатываются на основании

Должностные инструкции разрабатываются на основании

Зачем нужна должностная инструкция


Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом. Ведь должностная инструкция — это:

  1. документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.
  2. важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  3. эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  4. основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Поделиться , Загрузить ещё

Источники информации для формирования должностной инструкции

Базисом для разработки документа, зачастую, являются:

  1. итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.
  2. действующие трудовые нормативы;
  3. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);
  4. классификатор управленческих функций;
  5. локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;

Как правильно и быстро разработать должностные инструкции

Вы здесь Опубликовано 2008-02-10 20:56 пользователем cons_r «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2007, N 4 Должностные обязанности сотрудников должны быть документально оформлены.

Если они не закреплены в трудовых договорах, то в компании разрабатываются и выпускаются отдельные документы — должностные инструкции.

Должностная инструкция — это письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица (или категории должностных лиц (работников): руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т.п.) компании. Таким образом, основное функциональное назначение должностной инструкции заключается в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время не ограничивается этим.

Необходимость в таком документе регулярно испытывают не только те специалисты, которые работают строго по инструкциям и предписаниям. Должностная инструкция незаменима в стандартных управленческих ситуациях — будь то профессиональная адаптация новичка, едва принятого на предприятие, или разрешение трудового спора, суть которого кроется в попытке работника и работодателя решить, кто же из них на самом деле превысил должностные полномочия. Основные требования к должностной инструкции Требования к содержанию документа Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.

Приказом Министерства культуры РФ от 8 ноября 2005 г. N 536) и Методических рекомендациях «Унификация текстов управленческих документов» (в соответствии с ОКУД ОК011-93).

Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. Ясность содержания достигается предельно точным формулированием как отдельных предложений, так и всего текста в целом.

В свою очередь, информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст предложений, сочетающих минимальное количество слов с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит, прежде всего, от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа. Содержание должностной инструкции, как правило, представляет собой связный текст, включающий грамматически согласованную управленческую информацию, являющуюся особенно значимой для надлежащей регламентации повседневной деятельности того или иного должностного лица (категории работников) предприятия.

В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37), адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия и (или) соответствующего участка работы (структурного подразделения).

Основные сведения, отражаемые в содержании должностной инструкции: 1.

Задачи, возлагаемые на работника (в виде перечня, возможно, дополненного краткой характеристикой).

2. Статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности. 3. Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.

4. Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов и т.п.

5. Организационно-правовые основы деятельности работника. 6. Трудовая функция (функции), порученная работнику, основные условия, характеризующие ее выполнение.

7. Виды работ (операции), выполняемые работником в рамках порученной ему функции (функций).

8. Основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника при исполнении трудовой функции (отдельных видов работ или операций).

9. Полномочия (права и обязанности) работника, их краткая характеристика. 10. Взаимоотношения работника с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия. 11. Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением (ненадлежащим выполнением) порученной ему трудовой функции (задач, видов работ и т.п.).

12. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию, сроки ее «переутверждения». Квалификационные характеристики, включенные в указанный справочник, являются нормативными документами, предназначенными в том числе и для обоснованного определения должностных полномочий работников предприятий.

Кроме того, при необходимости для подготовки проекта содержания документа можно ориентироваться на квалификационные требования, изложенные в соответствующих образовательных стандартах, а также функциональные характеристики, основанные на результатах анализа повседневной деятельности тех или иных должностных лиц (категорий работников) предприятия. Требования к структуре документа При определении структуры должностной инструкции следует руководствоваться соответствующими предписаниями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС России, а также организационно-распорядительных документов ведомственных (отраслевых) и (или) территориальных органов управления (власти). Оптимальный вариант структуры должностной инструкции включает следующие основные разделы: — общие положения; — полномочия (обязанности и права) работника; — взаимоотношения (связи по должности) работника; — ответственность (порядок привлечения к ответственности, оценки деятельности) работника; — заключительные положения.

Кроме того, на основании предписаний, содержащихся в перечисленных документах, можно уточнить и отчасти детализировать структуру должностной инструкции.

Вводный раздел «Общие положения» может иметь следующую внутреннюю структуру: — основания для разработки документа; — функциональное назначение документа; — область применения документа; — порядок замещения должности (кем назначается на должность и освобождается от должности работник); — область компетенции работника (за что отвечает работник); — квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования); — чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности; — документы, знание которых для работника является обязательным (что должен знать работник).

Внутренняя структура следующего раздела «Полномочия (обязанности и права) работника» организуется по принципу «от главного — ко второстепенному». В соответствии с этим принципом сначала перечисляются наиболее важные повседневные обязанности работника, затем — обязанности, исполнение которых носит периодический (эпизодический) характер, и далее в аналогичной последовательности излагаются права работника.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) работника» может иметь следующую внутреннюю структуру: — направления, виды и способы взаимодействия; — объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.); — порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения соответствующих мероприятий, действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной). Структура раздела «Ответственность, порядок оценки труда работника» включает подразделы, определяющие порядок привлечения работника к ответственности, ее виды и меры, критерии оценки результатов труда работника, а также полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности, оценке результатов его труда. Внутренняя структура раздела «Заключительные положения» может быть определена разработчиком документа самостоятельно с учетом функциональной значимости раздела.

Как правило, в заключительных положениях определяются: — порядок и периодичность внесения изменений в должностную инструкцию; — обязательные случаи переутверждения документа; порядок вступления документа в действие; — указание на документы (ранее изданные должностные инструкции), утрачивающие свою силу с введением в действие новой инструкции. Данный документ в необходимых случаях может быть снабжен приложениями.

В качестве примера приложения к должностной инструкции можно упомянуть нормы (правила, принципы) поведения, установленные для работников предприятия. Отметим, что при разработке подобного документа целесообразно принять во внимание содержание ст. 21 Трудового кодекса РФ, а также аналогичных документов, изданных в пределах своей компетенции соответствующими органами управления (власти) (например, Указ Президента РФ от 12 августа 2002 г.

21 Трудового кодекса РФ, а также аналогичных документов, изданных в пределах своей компетенции соответствующими органами управления (власти) (например, Указ Президента РФ от 12 августа 2002 г.

N 885). Требования к стилю изложения документа Стиль, используемый для изложения управленческих документов (к числу которых относится и должностная инструкция), называется служебно-деловым. Он характеризуется следующими специфическими чертами: — официальность, выражаемая в особых формах письменного общения его участников в процессе профессиональной деятельности; — адресность, предполагающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности в лице работников из числа руководящего состава, специалистов и технических исполнителей; — повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов; — тематическая ограниченность (монотемность) абсолютного большинства управленческих документов, включая должностные инструкции; — краткость, ясность и точность изложения; — нейтральный тон изложения.

Требования к оформлению документа Основные требования изложены в Типовой инструкции по делопроизводству и Государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

N 65-ст), а также в Методических рекомендациях ВНИИДАД ФАС России «ОРД. Требования к оформлению документов» (2003 г.).

Требования к оформлению должностной инструкции распространяются на состав реквизитов документа, а также на порядок расположения реквизитов документа на бланках установленного вида. Рассмотрим эти требования подробнее.

Состав реквизитов должностной инструкции определяется в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003 и включает: — наименование организации (предприятия, учреждения) — автора (разработчика) документа; — наименование вида документа; — дату документа; — регистрационный номер документа; — место составления или издания документа; — гриф утверждения документа; — заголовок к тексту; — текст документа; — отметку о наличии приложения; — подпись; — гриф согласования документа; — визы согласования документа; — отметку о заверении копии документа; — отметку об исполнителе; — идентификатор электронной копии документа.

Большинство реквизитов должностной инструкции понятны и без дополнительных объяснений. Поэтому остановимся лишь на некоторых реквизитах, требующих комментария. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000 — «Организационно-распорядительная документация»).

Регистрационный номер документа — это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения. Например, индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если его нельзя определить по реквизиту «Наименование организации». Подчеркнем, что место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления; при этом для юридических лиц местом составления (издания) документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (юридическому адресу) организации.

Гриф утверждения документа — это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово Утверждаю (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом). Гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего.

Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)). Гриф согласования документа включает слово Согласовано (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования.

Если заинтересованная сторона имеет возражения по содержанию проекта должностной инструкции, то она не подписывает гриф согласования документа до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС России (2003 г.) проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, руководителю службы ДОУ (при необходимости), а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа. Пример 1. Лист согласования проектов должностных инструкций руководящего состава Московского филиала ФГУП «Полкан» Согласовано Согласовано Заместитель генерального Заместитель генерального директора по кадровой работе директора по производству Викторова Емелина ——— А.Б.

Рекомендуем прочесть:  Доход от продажи гелевых шариков

Викторова ——- Д.Г. Емелина 25 июня 2006 г.

26 июля 2006 г. Согласовано Согласовано Начальник юридического управления Протокол заседания Жуков координационного совета —— И.З. Жуков при генеральном директоре 25 июля 2006 г. 24 июля 2006 г. N 30 Согласовано .

(и т.д.) Начальник организационно-планового управления Лиличенко ——— Ю.М. Лиличенко 25 июля 2006 г. Иванченко Руководитель службы ДОУ ——— И.И. Иванченко 26.07.2006 Порядок подготовки должностной инструкции Основные этапы подготовки должностной инструкции Технология подготовки должностной инструкции в основном соответствует предписаниям Типовой инструкции по делопроизводству и Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС России «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.) по подготовке внутренних документов.

Она предполагает выполнение следующих основных действий (этапов): 1. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции. 2. Редактирование предварительного варианта. 3. Корректирование предварительного варианта. 4. Согласование уточненного варианта. 5. Оформление окончательного варианта.

5. Оформление окончательного варианта. 6. Представление проекта на рассмотрение руководителю организации, его утверждение.

7. Регистрация утвержденной должностной инструкции.

8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.

9. Передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции (по) структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности. 10. Помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение. Обоснование целесообразности подготовки должностной инструкции Информирование руководителя организации в подобных управленческих ситуациях, как правило, осуществляется посредством служебной записки.

Общие требования к подготовке служебной записки зафиксированы в ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях ВНИИДАД ФАС России (1998 г.).

В соответствии с ними: 1. Содержание служебной записки должно отвечать общим требованиям, предъявляемым к содержанию простых служебно-деловых писем. 2. Структура служебной записки, как правило, предполагает наличие у документа вступления, основного текста, а также заключения (выводов и предложений).

3. Документ излагается деловым стилем в соответствии с изложенными ранее рекомендациями. 4. Оформление документа производится на листах писчей бумаги формата А4. Служебная записка, при необходимости завизированная непосредственным руководителем ее автора, направляется на рассмотрение руководителя организации.

Свою последующую работу над проектом документа исполнитель (ответственный исполнитель) организует на основании резолюции руководителя организации, зафиксированной на служебной записке и разрешающей ему приступить к разработке должностной инструкции. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции производится исполнителем самостоятельно в пределах предоставленных полномочий.

Если в работе над текстом документа участвует несколько исполнителей, то ответственный исполнитель, определенный в соответствии с резолюцией (устным распоряжением) соответствующего должностного лица, возглавляет работу и с этой целью: — уясняет содержание резолюции (поручения, указания), в соответствии с которой предписывается разработка проекта документа; — определяет состав привлекаемых к работе над проектом документа сил и средств; — уточняет порядок подготовки проекта документа; — устанавливает сроки выполнения работы в целом и каждого ее этапа; — распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в подготовке проекта документа; — информирует исполнителей о требованиях, предъявляемых к проекту должностной инструкции, исходных материалах, последовательности и сроках выполнения работы, а также о том, в каком виде и кому именно должны передаваться исполнителями результаты работы; — организует взаимодействие между исполнителями в процессе работы, оказывает им необходимую помощь; — осуществляет постоянный контроль за надлежащей подготовкой проекта документа; — регулярно докладывает о ходе выполнения работы своему непосредственному руководителю; — по окончании работы представляет ее итоговые результаты своему непосредственному руководителю. Целесообразно вести подготовку проекта должностной инструкции на персональном компьютере (ПК), оснащенном устройством чтения — записи автономных машинных носителей (модулей памяти) и устройством вывода на печать (принтером), используя записи, предварительно выполненные в рабочей тетради, на отдельных листах либо сохраненные на автономных машинных носителях (модулях памяти). К работе должны быть подготовлены не только ПК и упомянутые записи, но и рабочее место исполнителя в целом.

Это означает, что на столе в непосредственной близости от ПК исполнитель должен иметь: — законодательные и нормативно-правовые акты, а также локальные акты и организационно-распорядительные документы (в бумажном или электронном виде), необходимые для подготовки проекта должностной инструкции; — методические и справочные материалы, включая типовые и (или) ранее изданные должностные инструкции, унифицированные тексты, образцы оформления и т.п.; — список приложений к проекту документа; — график выполнения работы; — листы согласования (при необходимости); — бланки установленного вида; — писчую бумагу для ведения рабочих записей и вывода на печать предварительных вариантов текста документа; — исправные автономные машинные носители. Подготовка уточненного варианта текста документа Несмотря на различия между редактированием и корректированием предварительного варианта текста документа, применительно к должностной инструкции эти процедуры можно производить параллельно. В ходе подготовки уточненного варианта текста документа исполнитель: — вносит необходимые изменения в структуру и содержание проекта должностной инструкции (в том числе посредством изъятия (сокращения) отдельных фрагментов, их перестановки, переформулирования, дополнения, а также включения в проект документа новых фрагментов); — выявляет и исключает из текста документа не устраненные ранее орфографические, синтаксические, смысловые, фактические и иные ошибки, искажающие содержание проекта должностной инструкции.

Уточнение структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится посредством чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (правки).

Так, по результатам редактирования в проект должностной инструкции исполнителем вносится редакционная правка, посредством которой: — уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста; — уточняется последовательность слов в отдельных предложениях и словосочетаниях; — из текста изымаются повторы, длинноты и т.п.; — в текст включаются фрагменты, делающие его более ясным, точным и актуальным; — обеспечивается терминологическое соответствие текста общепринятым нормам и правилам; — достигается стилистическое единообразие текста. Все произведенные в распечатке проекта документа изменения вносятся в его электронную версию. Процедура редактирования и корректирования завершается повторной записью уточненного варианта должностной инструкции на автономный носитель и его контрольной распечаткой, которую исполнителю целесообразно еще раз проверить (вычитать) до отправки проекта документа на согласование.

Согласование уточненного варианта текста документа Как отмечалось ранее, согласование уточненного варианта текста документа следует производить в случае, если положения проекта должностной инструкции требуют предварительной проверки (со стороны заинтересованных организаций (органов управления (власти)), структурных подразделений и (или) должностных лиц) организации в целях установления: — обоснованности содержания проекта документа, его соответствия своему функциональному назначению; — соответствия проекта документа законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)); — соответствия проекта документа локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией (руководством организации). Выявленные в ходе согласования замечания, предложения и т.п.

учитываются при последующей работе над проектом документа. Окончательно уточненный вариант должностной инструкции передается на оформление (дооформление). Оформление проекта документа и приложений к нему Оформление (дооформление) должностной инструкции производится разработчиком проекта документа или службой ДОУ (делопроизводством) организации для приведения его внешнего вида в соответствие с требованиями к управленческой документации.

Правильность оформления придает должностной инструкции юридическую силу.

В необходимых случаях проект должностной инструкции дополняется приложениями.

Целесообразность подготовки приложений определяется в процессе работы над предварительным вариантом текста документа.

Содержание приложений к должностной инструкции определяется функциональным предназначением каждого приложения. Структура приложений определяется индивидуально, с учетом способа представления их содержания (связный текст, таблица, комбинированный текст).

Содержание приложений излагается служебно-деловым стилем.

Оформление приложений производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приложения к должностной инструкции могут, как и основной документ, направляться на согласование. Помимо приложений, входящих в состав проекта должностной инструкции, к нему могут прилагаться: — пояснительная записка, содержащая сведения об основаниях для разработки проекта документа, его функциональном назначении, основных результатах работы над проектом документа, а также о возникших в процессе его согласования разногласиях; — финансово-экономическое обоснование; — перечень должностных инструкций, утрачивающих свою силу с утверждением (введением в действие) новых должностных инструкций; — материалы по согласованию документа.

Таким образом, в документационный пакет, представляемый на рассмотрение (утверждение) руководителю организации, могут входить: 1. Проект должностной инструкции (основной документ). 2. Проекты приложений к должностной инструкции.

3. Сопроводительные материалы. Кроме того, к проекту должностной инструкции в обязательном порядке прилагается резолюция (иное письменно оформленное распоряжение, указание) руководителя организации, в соответствии с которой производилась разработка документа.

Пример 2. Утверждаю ____________________________________ ____________________________________ (наименование должностного лица, уполномоченного утвердить документ) ____________________________________ (подпись) (расшифровка подписи) 00.00.0000 Наименование предприятия Должностная инструкция ________________ N _________________ _______________ (место издания) __________________________________________________________________ (наименование должности в родительном или дательном падеже) Структура текста: 1.

Общие положения 2. Обязанности 3. Права 4. Ответственность 5. Взаимоотношения по должности (субординация) 6. Оценка работы _______________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) разработчика или его непосредственного руководителя) Визы согласования (при необходимости) Представление документа на утверждение Полностью подготовленный проект должностной инструкции представляется на рассмотрение (утверждение) руководителю организации.

Оценка работы _______________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) разработчика или его непосредственного руководителя) Визы согласования (при необходимости) Представление документа на утверждение Полностью подготовленный проект должностной инструкции представляется на рассмотрение (утверждение) руководителю организации. В зависимости от установленной в организации схемы документооборота проект документа (с имеющимися приложениями и сопроводительными материалами) представляется руководителю организации: — непосредственным исполнителем проекта документа (кадровый специалист); — ответственным исполнителем — в случае если подготовка документа была поручена группе исполнителей; — руководителем исполнителя (ответственного исполнителя), осуществлявшим контроль за ходом подготовки документа (директор кадровой службы); — руководителем организации или заместителем руководителя организации, в ведении которого находятся соответствующие документы (например, заместителем по управлению); — секретарем руководителя организации.

Нормы времени и сроки, отводимые на подготовку должностной инструкции Временные затраты на подготовку должностной инструкции складываются из временных затрат на: — выполнение действий, непосредственно связанных с подготовкой проекта документа; — корректировку проекта документа; — утверждение проекта документа.

Отметим, что временные затраты по видам работ и в целом определяются в зависимости от объема должностной инструкции.

Сроки на подготовку должностной инструкции устанавливаются с учетом соответствующих положений Типовой инструкции по делопроизводству.

Руководитель организации, определяя сроки подготовки проекта документа, должен ориентироваться на: — приоритет проекта документа (его важность, срочность и т.п.); — состав документа, планируемый объем проекта документа и приложений к нему; — уровень квалификации исполнителя; — наличие у исполнителя других (в том числе срочных и (или) важных) поручений, в соответствии с которыми предусмотрена подготовка других проектов документов; — нормы времени на подготовку проекта документа в целом и выполнение в рамках этой работы отдельных действий; — сроки, установленные законодательством, нормативно-правовыми актами либо вышестоящими организациями (органами управления (власти)). При определении сроков учитывается время, необходимое для согласования проекта документа, а также для его пересылки из организации к представителям заинтересованных сторон, с которыми производится согласование (в особенности внешнее).

В целях соблюдения сроков подготовки должностных инструкций рекомендуется использовать соответствующие графики, а также схемы прохождения проектов документов и приложений к ним. Пример 3. Предположим, разработчику предстоит подготовить должностную инструкцию работника, занимающего производную должность (заместитель руководителя отдела, ведущий и главный специалист).

В соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих к производным должностям относятся должности старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений, занятых в организациях. Для решения подобной задачи рекомендуется использовать в качестве основы содержания должностной инструкции по производной должности квалификационные характеристики соответствующих базовых должностей. Рассмотрим порядок подготовки должностной инструкции по производной должности заместителя руководителя подразделения — допустим, заместителя начальника отдела кадров по подготовке кадров.

Приступая к подготовке должностной инструкции, разработчику документа следует прежде всего уяснить, каким образом предполагается распределить должностные полномочия между руководителем подразделения и его заместителем. Кроме того, руководителю подразделения (по согласованию с руководителем организации) необходимо определить стержневое направление деятельности своего заместителя и своевременно проинформировать об этом разработчика документа.

В этом случае разработчик должностной инструкции сможет применить в процессе подготовки документа сведения, содержащиеся в квалификационной характеристике не только по базовой, но и по смежной должности.

Например, в данном случае целесообразно использовать сведения в составе квалификационной характеристики начальника отдела подготовки кадров. При определении сферы компетенции заместителя начальника отдела кадров в соответствующем пункте раздела «Общие положения» следует перечислить только те вопросы (направления) деятельности, которые на самом деле отнесены (в соответствии с решением руководства организации) к его компетенции. Аналогичным образом следует поступить и при определении обязанностей заместителя начальника отдела кадров (начальный пункт раздела «Должностные обязанности»).

Квалификационные требования, предъявляемые к заместителю начальника отдела кадров (п. 1.2 в составе раздела «Общие положения»), по-видимому, будут аналогичны требованиям, предъявляемым к начальнику отдела кадров.

Что касается заключительных положений первого раздела документа, то к их разработке следует отнестись с особой тщательностью, поскольку заместитель руководителя подразделения имеет несколько иной правовой статус, чем его непосредственный начальник.

Должностная инструкция заместителя начальника отдела кадров по подготовке кадров 1. Общие положения 1.1. Заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров отвечает: 1.1.1. За эффективное исполнение поручаемой ему работы по подготовке кадров в соответствии с текущими и перспективными потребностями организации.

1.1.2. За соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины. 1.1.3. За сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну. 1.1.4. За соблюдение требований безопасности труда, правил пожарной безопасности в процессе работы.

1.1.5. . (другое — указать конкретно).

1.2. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы по подготовке кадров не менее 5 лет.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться: 1.3.1. Установленным порядком (регламентом) деятельности подразделения. 1.3.2. Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.3.3. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.3.4. Настоящей должностной инструкцией.

1.3.5. . (и т.д.). 1.4. Должен знать: 1.4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по подготовке кадров, повышению их квалификации. 1.4.2. Порядок взаимодействия в процессе деятельности подразделения. 1.4.3. Технологии и направления подготовки кадров. 1.4.4. Правила ведения деловой переписки по кадровым вопросам.

1.4.4. Правила ведения деловой переписки по кадровым вопросам. 1.4.5. Передовой опыт в области подготовки кадров по профилю своей работы. 1.4.6. . (другое — указать конкретно).

1.5. Заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению непосредственного начальника (начальника отдела кадров). 1.6. Заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров подчиняется начальнику отдела кадров.

Заместителю начальника отдела кадров по подготовке кадров подчиняются специалисты отдела. (и т.д. — указать конкретно исходя из штатного расписания отдела кадров).

2. Должностные обязанности 2.1. Заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров обязан: 2.1.1. Руководить работой по совершенствованию профессиональных знаний, умений и навыков работников организации в соответствии с ее целями и стратегией, кадровой политикой. 2.1.2. Обеспечить создание и эффективное функционирование системы непрерывного обучения всех категорий работников организации.

2.1.2. Обеспечить создание и эффективное функционирование системы непрерывного обучения всех категорий работников организации. 2.1.3. Участвовать в разработке стратегии развития кадрового потенциала организации, а также программ и планов профессионального развития ее работников. 2.1.4. Осуществлять непосредственное руководство планированием подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников организации.

2.1.5. Своевременно и обоснованно определять направления, формы, методы и сроки обучения работников организации. 2.1.6. Организовывать заключение договоров с учреждениями профессионального образования, курсами повышения квалификации, организациями, предприятиями и учреждениями, в том числе зарубежными, по обучению и стажировке работников. 2.1.7. Во взаимодействии с финансовым отделом (бухгалтерией) определять затраты на обучение работников.

2.1.8. Осуществлять организационно-методическое руководство, оснащение и развитие материальной базы учреждений профессионального образования и курсов повышения квалификации, входящих в структуру организации, внедрение в учебный процесс автоматизированных средств обучения. 2.1.9. Руководить подбором преподавателей, а также инструкторов производственного обучения и наставников из числа наиболее высококвалифицированных специалистов организации, заключением трудовых соглашений с преподавателями и инструкторами производственного обучения, составлением документов на оплату труда за обучение.

2.1.10. Устанавливать режим занятий для всех видов профессионального обучения работников организации в точном соответствии с ранее разработанными (утвержденными) учебными программами (планами обучения). 2.1.11. Возглавлять работу по профессиональной ориентации и привлечению в организацию молодежи, ее последующему профотбору в соответствии с кадровыми приоритетами и потребностями организации.

2.1.12. Обеспечивать функционирование системы адаптации работников из числа молодых специалистов и технических исполнителей. 2.1.13. Организовывать производственную практику студентов и учащихся в организации.

2.1.14. Осуществлять действенный контроль над регулярностью и качеством проводимых занятий, успеваемостью обучаемых, соблюдением сроков профессионального обучения, своевременным и полным выполнением учебных планов и программ, а также правильностью ведения установленной учебной документации. 2.1.15. Разрабатывать меры по повышению профессиональной подготовки и педагогической квалификации преподавателей, инструкторов производственного обучения и наставников. 2.1.16. Ежеквартально анализировать результаты работы по профессиональному обучению, оценивать ее эффективность.

2.1.17. Обобщать предложения по совершенствованию форм и методов обучения и повышения квалификации, устранению имеющихся недостатков с учетом пожеланий работников предприятия, проходящих обучение, и регулярно представлять их на рассмотрение руководству организации. 2.1.18. Систематически контролировать надлежащее расходование средств, выделяемых организацией на обучение в соответствии с утвержденными сметами и финансовыми планами, составление, ведение и представление установленной отчетности по подготовке и повышению квалификации работников организации в соответствующие органы управления, а также предоставление социальных гарантий работникам в период обучения, создание необходимых условий для обучения без отрыва от производства. 2.1.19. Исполняя обязанности начальника отдела кадров, руководить работниками отдела.

2.1.20. . (другое — указать конкретно).

2.2. Заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров должен своевременно и в полном объеме обрабатывать и представлять начальнику подразделения отчетную и иную служебную документацию. 2.3. Регламент рабочего времени заместителя начальника отдела кадров по подготовке кадров соответствует нормам федерального законодательства о труде.

Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.

2.4. В случае служебной необходимости заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

2.5. . (и т.д.). 3. Права работника 3.1. Заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров имеет право: 3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2. Готовить и представлять начальнику отдела кадров предложения по совершенствованию работы по подготовке кадров и деятельности отдела кадров в целом.

3.1.3. Участвовать в служебных мероприятиях подразделения, в ходе которых рассматриваются вопросы, касающиеся его работы. 3.1.4. . (другое — указать конкретно). 4. Организация взаимодействия 4.1.

В интересах обеспечения эффективной деятельности заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров осуществляет взаимодействие: 4.1.1. С другими подразделениями организации — по вопросам совместной подготовки и проведения мероприятий по подготовке кадров. 4.1.2. С отделом труда и заработной платы — по вопросам определения (пересмотра) уровней заработной платы, указываемых в объявлениях о вакансиях, приглашениях на работу и т.п.

4.1.3. С отделом документационного обеспечения — по вопросам документирования подготовки кадров. 4.1.4. С информационным отделом — по вопросам обработки служебной информации. 4.1.5. . (и т.д.). 5. Ответственность, порядок оценки труда работника 5.1.

Заместитель начальника отдела кадров по подготовке кадров несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за: 5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам деятельности отдела.

5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника отдела кадров. 5.1.3. Несохранение от несанкционированного разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну организации. 5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. . (и т.д.). 5.2. Оценка работника производится его непосредственным руководителем в соответствии с разделом.

«Критерии оценки труда работников категории «руководитель (заместитель руководителя) подразделения» организации». 6. Заключительные положения 6.1. Настоящая инструкция вступает в силу с даты ее утверждения руководителем организации.

6.2. Изменения в настоящую инструкцию вносятся по письменному представлению начальника отдела кадров. 6.3. Настоящая инструкция подлежит переутверждению в случае: 6.3.1. Существенных изменений в содержании задач заместителя начальника отдела кадров по подготовке кадров.

6.3.2. Внесения в нее большого количества изменений.

6.3.3. Мотивированного решения начальника отдела кадров, но не реже одного раза в три года.

* * * Таким образом, в должностной инструкции нужно предельно четко, но в то же время кратко описать порядок назначения работника на должность и освобождения от должности. То же самое касается определения порядка подчиненности работника и его полномочий по руководству работниками подразделения, а также прав работника (раздел «Права работника»).

Аналогичным образом в должностной инструкции следует зафиксировать порядок взаимодействия работника с должностными лицами и структурными подразделениями организации, а также, если необходимо, с другими организациями (раздел «Организация взаимодействия»). После всех основных этапов составления должностной инструкции — подготовка предварительного, а затем уточненного варианта документа, его согласование, оформление приложений, утверждение — должен получиться продукт, не только соответствующий критериям законодательства по форме, стилю изложения, языку, содержанию, но и четко описывающий должностные обязанности специалистов организации.

Ф.Н.Филина Юрист, HR-консультант Подписано в печать 30.03.2007 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Каковы цели должностной инструкции?

  1. Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).
  2. Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий
  3. Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.
  4. Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.

СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Обязательных нормативных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Обычно должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы.? Раздел 1 «Общие положения». Содержит официальное название должности согласно штатному расписанию, наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность согласно организационной структуре компании, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника, а также общую нормативно- правовую и методическую документацию, внутренние локальные нормативные акты компании и ее организационно-распорядительные документы (устав, приказы, распоряжения и др.), необходимые для профессиональной деятельности должностного лица.

Обратите внимание! С 1 сентября 2013 г.

вступает в сипу Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» Раздел 2 «Требования к квалификации, знаниям». Предусматривает требования к уровню необходимой профессиональной подготовки (в частности, к образованию, квалификации) и к требуемому стажу работы. При подготовке данного раздела целесообразно учесть нормы Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании».

Этот раздел также включает основные требования в отношении специальных знаний, умений и навыков, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые специалист должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Например, согласно п. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2012 г.

главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета в открытых акционерных обществах (кроме кредитных организаций), должны отвечать следующим требованиям:

  1. не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.
  2. иметь высшее профессиональное образование;
  3. иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита — не менее пяти лет из последних семи календарных лет;

Эти требования нужно предусмотреть в данном разделе должностной инструкции главного бухгалтера.

В этом же разделе указываются требования к специальным правам (например, допуск к государственной тайне и т.

д.), которые необходимы для работы по должности и закреплены нормативными актами.

Какое значение имеет грамотное составление первых двух разделов должностной инструкции? От правильного составления разделов 1 и 2 зависит, например, обоснование отказа при приеме на работу соискателя по причине его несоответствия требуемым деловым качествам, а также обоснование разных размеров должностных окладов для должностей с приблизительно одинаковым набором функций, но разным уровнем квалификации.? Раздел 3 «Должностные обязанности».

Включает детализированный перечень должностных обязанностей работника, занимающего данную должность. Раздел описывает подробно конкретные виды работ, каждую операцию, из которых складывается выполнение трудовой функции, а также сроки их выполнения.

Разрабатываем должностные инструкции для сотрудников экономической службы и бухгалтерии. Достаточно ли указать в должностной инструкции специалиста по международной финансовой отчетности обязанность по составлению и сдаче отчетных документов? Какие операции и виды работ могут быть предусмотрены в должностной инструкции бухгалтера, занятого на участке НДС?

Полагаем, что при составлении должностной инструкции специалиста по МСФО недостаточно указать только тот факт, что он формирует международную финансовую отчетность. Здесь также нужно конкретизировать: 1) в каких стандартах составляется такая отчетность — МСФО, IFRS, US GAAP, UK GAAP и т.

д.); 2) с использованием каких компьютерных систем учета формируется эта отчетность — SAP, 1C, Excel, Hyperion и т. д. Кроме того, необходимо еще зафиксировать, что специалист по МСФО обязан участвовать в подготовке итогового годового комплекта финансовой отчетности компании и при необходимости — в формировании управленческих отчетов.

В должностной инструкции бухгалтера (участок НДС) могут быть предусмотрены:

  1. представление в ИФНС налоговых деклараций по НДС в срок до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  2. подготовка ответов и подбор документов, запрашиваемых ИФНС в рамках камеральных и налоговых проверок;
  3. анализ итоговой суммы НДС за налоговый период и сопоставление с утвержденным бюджетом доходов и расходов;
  4. проверка правильности начисления НДС;
  5. формирование показателей налоговой декларации по НДС в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  6. контроль вычетов по НДС;
  7. составление счетов-фактур в течение пяти календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения авансовых платежей в счет предстоящей отгрузки товаров (работ, услуг);
  8. ежедневное заполнение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;
  9. работа в бухгалтерской программе;
  10. ежеквартальная сверка расчетов по НДС с ИФНС;
  11. представление налоговой декларации по НДС на согласование и подписание главному бухгалтеру в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  12. ведение раздельного учета НДС и проверка правильности распределения НДС по облагаемым и необлагаемым операциям;
  13. выборочная проверка реализации льготных товаров, облагаемых по ставке НДС 10 %.

При заполнении раздела 3 стоит воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, а также Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298 (см.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+