Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Банк строгой отчетности трудовая книжка

Банк строгой отчетности трудовая книжка

Банк строгой отчетности трудовая книжка

Оформление трудовой книжки для работника, поступающего на работу впервые


В соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) работникам, принимаемым на работу впервые, работодатель должен оформить трудовую книжку. 12 августа 2009 г. в ООО «Селена» принят Арутюнов И. Б. в качестве наладчика станков с ЧПУ 3 разряда.

Арутюнов И. Б. поступает на работу впервые, после окончания учебного заведения, и у него нет трудовой книжки. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Работник кадровой службы оформляет трудовую книжку на основании представленных документов (оригиналов) — паспорта и документа об образовании. При оформлении трудовой книжки (как и вкладыша в нее) работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков.

Оплата производится через кассу организации, либо стоимость бланка удерживается из заработной платы работника.

Удержание стоимости бланка из заработной платы работника возможно только по его письменному заявлению. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносится запись о выдаче работнику трудовой книжки (либо вкладыша в трудовую книжку), и таким образом происходит списание бланка строгой отчетности.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносится запись о выдаче работнику трудовой книжки (либо вкладыша в трудовую книжку), и таким образом происходит списание бланка строгой отчетности.

Проводки по списанию трудовых книжек

Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации. Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован. При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:

  1. Дебет 006 (БСО приняты к забалансовому учету).
  2. Дебет 10 Кредит 60 (оприходованы бланки трудовых книжек);
  3. Дебет 19 Кредит 60 (отражена сумма налога на добавленную стоимость);
  4. Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 (налог принят к вычету);

При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку их надлежит списать с забалансового счета (Кредит 006).

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Инструкция по заполнению книги учета БСО

В строке «Учреждение» указывается полное наименование организации или ИП в соответствии с учредительными документами. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров И.А.» или «Общество с ограниченной ответственностью «Компания»». Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего книгу учета (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Дата открытия» указывается дата начала ведения книги учета (как правило, совпадает с датой получения первой партии БСО). В поле «Дата закрытия» указывается дата окончания ведения книги учета.

В поле «» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным .

Если код не был присвоен, поставьте прочерк. Поле «Номер счета» заполняют только организации, которые ведут бухгалтерский учет (как правило, указывается забалансовый счет «006»).

В поле «Наименование формы строгой отчетности» указывается форма БСО (квитанция, туристическая путевка, билет, абонемент и т.д.). В поле «Код формы» указывается код формы БСО (БО-1, БО-2 и т.д.). Если на бланке строгой отчетности данный код не указан, то в этом поле можете поставить прочерк.

Таблица: В столбце «Дата» построчно указываются даты (число месяц и год):

  1. выдачи БСО материально ответственным лицам;
  2. получения БСО из типографии;
  3. списания БСО.

В столбце «От кого получено (кому отпущено)» построчно указывается:

  • В случае выдачи БСО – ФИО материально ответственного лица (МОТ) которому бланки были выданы.
  • В случае получения БСО – наименование организации, от которой бланки были получены (например, «ООО «Типография»»).

В столбце «Основание» указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого были получены или выданы БСО (например, «Накладная № 10 от 01.05.2016 г.»). Столбец «Приход» заполняется при получении БСО (как правило, из типографии).

В нем указывается количество полученных бланков, серия, а также номера первого и последнего бланков. Например, «Серия 01 (номер с 000001 по 000100)».

Столбец «Расход» заполняется при выдаче БСО материально ответственным лицам (МОТ). В нем указывается количество выданных бланков, серия, а также номера первого и последнего бланков. Работник, получивший бланки должен поставить свою подпись (при получении БСО из типографии подпись ставит лицо ответственное за их получение).

В столбце «Остаток» указывается количество БСО, которые хранятся в организации (у ИП) за вычетом бланков выданных материально ответственным лицам. Внизу каждой страницы книги учета БСО в графе «Итого» выводится общее количество полученных, выданных и оставшихся бланков строгой отчетности.

Оформление книги

Книга учета бланков обычно содержит большое количество листов.

Их нужно скреплять степлером или прочной суровой нитью и пронумеровывать, таким образом, чтобы получился журнал или брошюра. Заверять документ при помощи печати или штампа нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий закреплено в локальных нормативно-правовых актах фирмы.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Чтобы на предприятии учитывалось движение трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно ведение книги специального образца. Для нее существуют строго определенные сроки хранения, которые приблизительно составляют около 75 лет.

Какие же записи производятся в книге? Этот журнал хранит в себе всю информацию о поступающих на предприятие трудовых книжках. Вкладыши отдельно не регистрируются, однако если выдается вкладыш, то в книге учета обязательно делается запись об этом. Книга данного типа ведется до тех пор, пока в ней не закончатся страницы.

Книга данного типа ведется до тех пор, пока в ней не закончатся страницы.

Тогда она сдается в архив и выдается новая, в которой все записи продолжаются. В книгу учета вносятся следующие записи о трудовых книжках:

  1. Вкладыши в трудовую книжку, которые выдаются работникам именно на данном предприятии. Те вкладыши, которые уже имеются в трудовой книжке работника, не учитываются, записывается информация только о трудовой книжке, вся остальная информация уже содержится в ней.
  2. Трудовые книжки, которые выдаются работнику первый раз в жизни при первом поступлении на работу.
  3. Записываются трудовые книжки, которые только поступили в кадровый отдел при поступлении нового работника на предприятие.

Работа с трудовой книжкой работника начинается только после того, как новый работник оформлен на данном предприятии.

Все правила ведения и заполнения вкладышей трудовых книжек такие же, как и для самой трудовой книжки.

Титульный лист заполняется только при наличии документов, подтверждающих личность работника и документов об образовании. В случае увольнения работника с предприятия для подтверждения всех записей, произведенных в данной трудовой книжке, работодатель ставит свою подпись и печать организации, после чего ставится подпись работника. Трудовая книжка со всеми вкладышами выдается работнику в последний день его работы на данном предприятии.

Также производится окончательный расчет с работником.

Являются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности?

Согласно Постановлению правительства РФ, трудовые книжки являются документами (бланками) строгой отчетности и требуют хранения на предприятии в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. С января 2004 года в оборот введен новый бланк трудовой книжки.

Каких-либо глобальных изменений новая книжка не претерпела. Основные пункты заполнения и их очередность остались прежними, изменился размер книжки, цвет (зеленый) и количество страниц (в новом образце их 44 вместо 40).

Соответственно изменен и герб на обложке (с герба СССР на герб РФ).

Особое внимание было уделено защите бланков от подделок.

Новые трудовые книжки получили несколько степеней защиты, в их числе специальная бумага с водяным знаком, специальная прошивка и проявляющаяся в ультрафиолетовом свете надпись «Трудовая книжка», призванная исключить возможность подделки и замены листов и вкладышей. Также все бланки книжек и вкладышей имеют учетные порядковые номера.

Работники, имеющие старые образцы трудовых книжек, имеют право продолжать ими пользоваться – обязательная замена старых бланков не предусмотрена законом.

Бланки трудовых книжек: проблемные вопросы учета

При отражении в учете операций по приобретению и использованию бланков трудовых книжек и вкладышей в них у бухгалтера возникает множество вопросов, таких как: определение порядка бухгалтерского учета бланков трудовых книжек (на какой счет приходовать, в какой момент списывать на расходы, вид расходов в бухгалтерском и налоговом учете), следует ли взимать с работника плату в размере затрат на приобретение бланка трудовой книжки, как квалифицировать доходы от ее взимания и нужно ли облагать эту плату НДС и т.

п. Попробуем разобраться. Начнем с анализа норм трудового законодательства.

Согласно Трудовому кодексу РФ работодатели обязаны оформлять работникам трудовые книжки на бланках установленной формы. С 1 января 2004 г. в РФ введены в действие новые формы трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденные постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. N 225. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, а также обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ БЛАНКОВ Для установления порядка отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей в них (далее — бланки) сначала следует квалифицировать сам объект учета. В данном случае им являются затраты организации на приобретение бланков.

Обязанность по обеспечению работников бланками трудовых книжек и вкладышей в них, как уже отмечено выше, возложена на организации-работодатели.

В то же время п. 47 указанных выше Правил установлено, что при выдаче (читай при оформлении) работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п.

34 и 48 настоящих Правил. В соответствии с указанными пунктами Правил бесплатно оформляются новые трудовые книжки и вкладыши в них в двух случаях: — оформление дубликата трудовой книжки взамен утраченной при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций; — при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника. Формулировка п. 47 Правил однозначная и содержит в себе указание работодателю на взимание с работника платы в размере расходов на приобретение бланков.

На основании указанного можно сделать вывод, что расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, кроме указанных выше двух случаев, должны относиться на счет работников. Кроме того, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях должны вестись (п.

Кроме того, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях должны вестись (п.

40 Правил): * приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; * книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития РФ.

Установлено, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации, и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При этом бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Таким образом, неиспользованные бланки учитываются бухгалтерией поштучно, иначе говоря, ведется их количественный учет. Поскольку моменты приобретения и расходования бланков могут не совпадать (в организации имеется некий запас (остаток) неиспользованных бланков), то приобретение необходимого организации количества (запаса) бланков трудовых книжек и вкладышей в них в бухгалтерском учете мы предлагаем квалифицировать как приобретение МПЗ для управленческих нужд (п.

2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»), а их отпуск для оформления работника — как соответствующее выбытие МПЗ.

Для отражения движения и остатков материально-производственных запасов для управленческих нужд предназначен счет 10 «Материалы». Д-т сч. 10 «Материалы» К-т сч.

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — сумма затрат на приобретение (без НДС) — оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — на основании расчетных и товаросопроводительных документов от организации-продавца Д-т сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям» К-т сч.

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — сумма НДС, указанная в документах поставщика — НДС, предъявленный организацией-продавцом — на основании расчетных и товаросопроводительных документов, счетов-фактур организации-продавца.

НДС, предъявленный организацией-продавцом и уплаченный при приобретении бланков трудовых книжек, принимается организацией-покупателем к вычету на общих основаниях (ст. 171 и 172 НК РФ) при наличии оформленного в установленном порядке счета-фактуры, выписанного организацией-продавцом.

Обратите внимание! Указание в Правилах на порядок хранения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее как документов строгой отчетности не означает, что для бухгалтерского учета следует использовать забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Этот счет в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета предназначен для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, то есть не принадлежащих организации (арендованных основных средств, материальных ценностей на ответственном хранении, в переработке и т.

п.), условных прав и обязательств, а также для контроля за отдельными хозяйственными операциями.

ОТПУСК БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ При отпуске бланков трудовых книжек и вкладышей в них, осуществляемом в порядке, установленном Правилами (п. 42 Правил), в бухгалтерском учете производится их списание со счетов учета материальных ценностей и зачисление на соответствующие счета учета затрат (п.

93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н).

Поскольку расходы на приобретение бланков в соответствии с п. 47 Правил компенсируются работником, то стоимость отпущенных МПЗ, по нашему мнению, должна быть отнесена на соответствующие счета учета расходов. Иначе говоря, отпуск бланков для оформления работника и поступление платы, взимаемой за бланк, следует отражать на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

В соответствии с положениями ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» указанные доходы и расходы в сумме затрат на приобретение бланков могут быть отнесены к операционным.

Д-т сч. 91 «Операционные расходы» К-т сч. 10 «Материалы» — себестоимость в соответствии с учетной политикой организации — списаны с бухгалтерского учета использованные бланки трудовых книжек (вкладышей в них)* Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч.

91 «Операционные доходы» — стоимость бланка в размере затрат на приобретение бланка — задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки <*> ———————— <*> На основании отчета ответственного лица, представляемого в бухгалтерию в конце каждого месяца (п. 42 Правил). Д- т сч. 50 «Касса» К-т сч.

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — сумма денежных поступлений — получена плата с работника за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее — на основании приходного кассового ордера.

Предложенный в настоящей статье порядок отражения в бухучете операций по приобретению, хранению и отпуску бланков трудовых книжек не является единственно возможным и абсолютно верным. Он основан на п. 19 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и Правил вести бухгалтерский учет движения и остатков бланков трудовых книжек и вкладышей в них. При разработке и выборе собственного способа учета бланков трудовых книжек бухгалтеру следует иметь в виду и другие принципы и требования бухгалтерского учета, закрепленные в Законе «О бухгалтерском учете», в ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» и других.

УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БЛАНКОВ.

.В ЦЕЛЯХ НДС Исходя из того, что оформленная трудовая книжка или вкладыш в нее — это документ работника, а оформление трудовой книжки на работника — обязанность работодателя рассматривать оформление трудовой книжки работнику как реализацию товаров (бланков) в налоговом смысле, по нашему мнению, не имело бы никакого смысла, если бы не условие п. 47 Правил, которым предусмотрено взимание организацией-работодателем с работников платы за бланк.

Данное условие Правил, как уже указывалось выше, приводит к тому, что расходы на приобретение бланков следует считать не управленческими, а расходами по обеспечению работников бланками, подлежащими оплате (возмещению) работником.

В таком случае приобретение и отпуск бланков для оформления работников в рамках налоговых понятий, определенных в ст.

39 НК РФ, могут рассматриваться как приобретение и реализация товаров. В связи с возможностью такой трактовки и с целью избежания налоговых рисков при отпуске бланков для оформления новых трудовых книжек и вкладышей в них следует на их стоимость начислить НДС.

Начисление НДС при отпуске бланков в бухгалтерском учете будет выглядеть следующим образом: Д-т сч.

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч. 91 «Операционные доходы» — стоимость бланка + НДС — задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки с (учетом НДС)* Д-т сч. 91 «Операционные расходы» К-т сч.

68 «Расчеты с бюджетом» — в сумме НДС, соответствующей установленной ставке налога (18%), — начислен НДС — счет-фактура организации. .В ЦЕЛЯХ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ В целях налогового учета (по налогу на прибыль организаций) рассмотренные доходы в виде платы за бланки следует рассматривать так же, как и для целей НДС, поскольку понятие «реализация товаров» в главах 21 «НДС» и 25 «налог на прибыль организаций» НК РФ имеет одно и то же значение, определение которого дано в части первой НК РФ.

Если в целях НДС указанные доходы организация учитывает как доходы от реализации бланков, то и в целях учета по налогу на прибыль эти доходы следует считать также доходами от реализации (ст. 249 НК РФ). В таком случае расходы в виде затрат на приобретение бланков будут учитываться как расходы на приобретение и реализацию товаров (ст.

253 НК РФ). Порядок признания в налоговом учете рассмотренных доходов и расходов аналогичен порядку их признания в бухгалтерском учете. Т. ШЕМЯКИНА, ведущий эксперт АКФ «ЦБА» .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Учет книжек, предоставленных без взимания платы

Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица.

Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.

При оформлении процедуры возникают особенности:

  1. Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
  2. Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
  3. В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Выданные в безвозмездном порядке бланки должны облагаться у работника НДФЛ как полученный доход.

Исключить налогообложение можно в случае оформления в составе необлагаемой суммы 4 000 рублей. Если выдача бланка оформляют в форме подарка, обязанность по обложению суммы не возникает (Читайте также статью ⇒ ).

Правила учета и хранения трудовых книжек

В связи с тем, что трудовая книжка является бланком строгой отчетности, законом предусмотрен порядок ее хранения и учета.

В каждой организации должна быть Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. В бухгалтерии организации ведется приходно-расходная книга. Согласно п. 41 Постановления Правительства, в этой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей отмечаются все движения, связанные с приобретением и использованием бланков трудовых книжек.

В книгу вносятся записи по факту получения бланков от распространителей и их выдачи вновь принятым на работу сотрудникам.

Все записи в книге должны иметь отметки о серии и номере выданного вкладыша или трудовой книжки, информацию об их стоимости.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним принимаются на баланс предприятия в составе материальных ценностей, о чем производится отметка в счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности».

Бланки должны учитываться в штуках.

Оплата за бланк трудовой книги возлагается на сотрудника, впервые принятого на работу, оплату бланка вкладыша также производит сотрудник, в случае когда в его трудовой закончились страницы раздела «Сведения о работе». Запрещается вычитать стоимость бланков из заработной платы. Оплата может вноситься наличными по приходному кассовому ордеру или на счет предприятия через банк.

Также бланки могут предоставляться работникам бесплатно, в случае, когда по вине чрезвычайной ситуации происходит массовая утеря бланков, находящихся на предприятии, а также в случае порчи бланка ответственным работником предприятия. Такие бланки книжек и вкладышей требуют списания, которое оформляется соответствующим актом по форме 0504816.

Есть примеры, когда в правилах внутреннего распорядка предусмотрено отсутствие оплаты работником за бланк.

В таких условиях оплату за бланк берет на себя работодатель.

Книга учета движения трудовых книжек должна находиться и заполняться в кадровом отделе или у специально назначенного сотрудника.

В данную книгу вносятся записи о трудовых книжках принятых на работу сотрудников как впервые трудоустроенных, так и имеющих уже бланки трудовых книг. В записях указываются следующие данные:

  1. данные сотрудника (фамилия, имя, отчество)}
  2. номер и дата документа, подтверждающего прием на работу сотрудника.
  3. номер и серия трудовой книжки}
  4. место работы и должность, на которую принят работник}
  5. дата приема сотрудника на работу}

Все трудовые книжки находятся в отделе кадров предприятия весь период работы сотрудников, но при этом являются собственностью последних. При увольнении с работы и получении на руки трудовой книжки работник должен подтвердить этот факт своей подписью в личной карточке.

Также запись о выдаче отмечается в книге учета движения трудовых книжек и подтверждается подписью сотрудника, получившего документ на руки. Ежемесячно ответственный сотрудник отдела кадров должен сдавать в бухгалтерию отчет о фактическом количестве бланков трудовых книжек, их расходе за отчетный период и сумме, вырученной за оказание услуг оформления (п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»).

Согласно п. 41 Постановления Правительства, все листы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязательно должны быть прошнурованы, заверены печатью предприятия и подписью руководителя, пронумерованы, а также опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Заполненные трудовые книжки относятся к документам и не являются бланками, поэтому их нет необходимости учитывать в счете 006 и приходно-расходной книге.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как организовать учет бланков трудовых книжек? (зернова и.)

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении.

При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

  1. Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.
  2. Покупку предприятием трудовых книжек.
  3. Постановку документов на учет.
  4. Выдачу документа работнику.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением.

Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником. За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат.

Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче.

Бухгалтерский учет

Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты): Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника; Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику; Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Где взять бланки строгой отчетности

Обеспечивать себя необходимыми бланками строгой отчетности бюджетные учреждения должны самостоятельно. Как было сказано выше, если необходимая форма БСО утверждена госорганом, применять можно только ее.

В этом случае организация приобретает нужное количество бланков у их производителя. Данные о них размещены на сайте ФНС России в разделе «Лицензии, разрешения, реестры». Казенные и бюджетные учреждения в вопросах приобретения бланков должны опираться на положения федерального закона

«О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»

, а автономные — федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Второй вариант — самостоятельно разработать и изготовить отдельные виды бланков, например служебные удостоверения.

Согласно положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (постановление правительства РФ ), чтобы сформировать БСО, можно использовать автоматизированные системы. Печатать можно только типографским способом.

Однако надо учитывать, что к автоматизированной системе предъявляется огромное число требований: защита от несанкционированного доступа, возможность сохранять уникальный номер и серию бланка и пр. Поэтому государственные (муниципальные) учреждения зачастую предпочитают приобретать уже готовые документы.

Расходы, связанные с изготовлением и/или приобретением бланков, бухгалтер должен отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Почтовые марки или маркированные конверты относят к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».

Трудовая книжка – расход организации

В данном случае мнения Минфина отражены в следующих официальных разъяснениях:

  1. письмо от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305;
  2. письмо от 29.01.2008 № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям),

согласно которым работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков.

Таким образом, право собственности на бланки у работодателя не возникает.

При этом предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.

Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+